5 exemplos de e-mail de integração do cliente para sua pequena empresa

A integração do cliente é um sistema usado para:

• Dar as boas-vindas a novos clientes e inicie seu relacionamento comercial.

• Definir as expectativas de como vocês passarão seu tempo juntos.

• Recolher mais informações antes de uma sessão ou aula.

• Fazer o cliente se sentir informado e bem-atendido.

Uma boa integração dos novos clientes é importante para a manutenção e a expansão de uma empresa de sucesso. Sendo parte das primeiras comunicações que os novos clientes têm com você, os e-mails de integração podem gerar uma melhor experiência para o cliente. Isso gera confiança na sua marca, faz os clientes se sentirem bem-vindos e dá a eles todas as informações importantes, simplificando seu fluxo de trabalho.

O que é e-mail de integração?

Em um serviço ou aula, os e-mails de integração do cliente são a sequência de e-mails enviada aos seus clientes quando eles agendam com você. Esses e-mails geralmente são automatizados. Um exemplo seriam os avisos de envio usados pelas empresas que vendem produtos.

Embora demore um pouco para criar um template de e-mail de integração, ele economiza muito do seu tempo no futuro.

O Acuity Scheduling já vem com seis templates de e-mail. Personalize-os para iniciar os seus templates de integração de clientes. Você pode criar mais se precisar.

Os seis principais e-mails de integração do cliente são:

• 1 e-mail inicial de confirmação

• 2 e-mails de lembrete

• 1 e-mail de confirmação de cancelamento

• 1 e-mail de confirmação de reagendamento

• 1 e-mail de acompanhamento/solicitação de depoimento

Atenção: os e-mails a seguir são apenas exemplos. Personalize as informações para aplicar diretamente à sua empresa e siga as recomendações para e-mails,além de quaisquer outras leis e regulamentos.

1. E-mail inicial de confirmação

O e-mail inicial de confirmação é enviado imediatamente após o cliente agendar um horário. Esse e-mail informa o cliente de todas as informações importantes relacionadas à sessão;

• Com quem ele vai se encontrar; pode ser você ou um membro da sua equipe

• O motivo do encontro: que serviço ele agendou ou o que esperar

• Quando ele vai se encontrar com você: incluindo o fuso horário - principalmente se você trabalha de forma remota

• Onde ele se encontrará com você: seja o endereço físico ou o link para a sala de reuniões virtual

• Por que ele contratou você: um lembrete rápido do que ele podem esperar do seu tempo juntos

• Como tirar dúvidas ou reagendar: deixe um número de telefone, um e-mail e o link para reagendamento

Leva cerca de 60 segundos para editar diretamente no Acuity Scheduling; a formatação já vem quase pronta para você enviar; e cada e-mail é personalizável por tipo de sessão. 

Você pode criar um template de e-mail de confirmação separado para cada novo cliente, o que também funciona como um e-mail de boas-vindas. Antes de entrar nos detalhes da reserva, comece com uma calorosa mensagem de boas-vindas para agradecer e dar dicas úteis para os novos clientes. 

Exemplo de e-mail inicial de confirmação

Enviar automaticamente: imediatamente após a reserva

Assunto: Seu horário foi agendado

2. Breves e-mails de lembrete

Para reduzir o não comparecimento, mantenha o horário agendado na cabeça do cliente. Assim como no e-mail de confirmação inicial, os e-mails de lembrete informar os principais detalhes da sessão. 

As partes principais do e-mail de lembrete são:

• Com quem ele vai se encontrar

• Para que vocês vão se encontrar

• Quando ele se encontrará com você

• Onde ele se encontrará com você

• Por que ele agendou com você

• Como tirar dúvidas ou reagendar

Você não precisa repetir o primeiro e-mail e confirmar cada detalhe. Inclua as principais informações do encontro e lembre o cliente de como entrar em contato se precisar de suporte. Use a automação de e-mail para enviar um lembrete alguns dias antes da sessão; e um segundo lembrete no dia da sessão.

Primeiro exemplo de e-mail de lembrete

Enviar automaticamente: 72 horas antes do horário agendado

Assunto: Sua sessão começa em 72 horas

Exemplo de segundo e-mail de lembrete

Enviar automaticamente: no dia da consulta, pelo menos duas horas antes

Assunto: Vejo você hoje na nossa sessão

3. E-mail de reagendamento

Os e-mails de reagendamento confirmam quaisquer alterações solicitadas na sessão e reforçam as informações importantes. Ele é bem parecido com o anterior:

• Qual a sessão que foi mudada

• Quando ele agendou com você

• A data e hora reagendadas

• Onde ele se encontrará com você agora

• Por que ele agendou essa sessão

• Como reagendar; inclua um botão no seu link do Squarespace

O Acuity Scheduling já tem um template básico de exemplo para um e-mail de reagendamento. Como os outros templates, você pode personalizar de acordo com seu tom de voz e design de e-mail marketing.

Confira nossas dicas para reagendar com os clientes

Exemplo de e-mail de confirmação de reagendamento

Enviar automaticamente: imediatamente após o reagendamento

Assunto: Seu horário foi agendado

4. E-mail de cancelamento

O e-mail de cancelamento confirma com seu cliente quaisquer sessões canceladas e fornece a vocês dois um registro de que a sessão não ocorreu. O e-mail talvez inclua vários dos componentes dos anteriores, mas estruturados de forma ligeiramente diferente.

• O que foi cancelado (tipo de serviço reservado)

• Quando ele agendou com você

• Onde ele se encontraria com você (endereço ou link da sala de reuniões virtual)

• Por que ele deve reservar novamente com você (breve lembrete dos benefícios de se trabalhar com você)

• Como reservar novamente (link para a página de agendamentos)

Essa comunicação faz parte da primeira impressão que os clientes têm de você, tanto quanto qualquer outra parte da sua estratégia de integração. Trate seus e-mails de cancelamento como uma oportunidade de retenção dos clientes. 

Mostre sua compreensão da necessidade de cancelar e como você quer vê-los no futuro, referindo-se ao que você pode fazer por eles.

Se fizer sentido para sua empresa, adicione uma frase de chamariz clara para remarcar ou entrar em contato quando o cliente estiver pronto.

Saiba mais sobre como escrever uma política de cancelamento

Exemplo de e-mail de cancelamento

Enviar automaticamente: imediatamente após o cancelamento

Assunto: O cancelamento foi confirmado

5. E-mail de acompanhamento e solicitação de depoimento 

O e-mail automatizado de acompanhamento é um modo eficaz de manter a comunicação aberta com o cliente, além de coletar um depoimento que pode ajudar a ampliar a sua empresa. Ele não apenas garante a satisfação do seu cliente (já que você tem o feedback sobre seus serviços) omo é uma ótima ferramenta de marketing.

Com os depoimentos, você divulga os principais recursos e benefícios de se trabalhar com você, com base nas palavras dos clientes pagantes. Pedir um depoimento dá a você a oportunidade de saber dos seus clientes no fim da jornada, ao mesmo tempo em que traz novas formas de destacar seus pontos fortes.

Exemplo de solicitação de depoimento

Envio automático: de um a três dias após o agendamento

Linha de assunto: Como eu me saí?

Olá [NOME]!

Já se passaram alguns dias desde a nossa consulta, e eu só queria saber como você está se sentindo sobre [O TRABALHO QUE FIZERAM JUNTOS]. Eu valorizo o feedback do cliente e adoraria se você tirasse alguns minutos para falar um pouco sobre sua experiência comigo.

Muito obrigado e, por favor, mantenha contato!

Confira outros exemplos de e-mail para divulgar sua marca

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Esta publicação foi atualizada em 6 de maio de 2023.