Como fazer o orçamento de uma pequena empresa

Quando estruturado, o orçamento esclarece os custos e despesas e prevê a receita e o lucro de uma pequena empresa.

Gerar uma visão clara da situação financeira da sua empresa não precisa ser difícil nem complicado. Neste artigo, guiaremos você quanto ao que considerar no orçamento, incluindo ferramentas e componentes essenciais, além de um guia passo a passo sobre como fazer o orçamento e dicas para se manter no caminho certo. 

O que é orçamento de uma pequena empresa? 

Orçamento de uma pequena empresa é um plano detalhado para monitorar e conhecer as finanças da empresa, incluindo como e onde se gasta o dinheiro. 

É tanto um documento do que ocorre na empresa no momento quanto uma previsão da saúde financeira dela. Ao atualizar regularmente o orçamento com informações relevantes, você sabe quando e como atingirá suas metas de longo prazo.

Alguns componentes indispensáveis ao orçamento da empresa são: 

• Estimativa de receita: quanto de receita você prevê obter.

• Custos fixos: pode incluir dinheiro destinado ao aluguel (no caso da loja física, por exemplo), manutenção anual ou mensal do site e o material dos produtos que você vende.

• Custos variáveis: se você emprega funcionários, o salário deles se enquadra aqui.

• Fluxo de caixa: todo o dinheiro que entra e sai da empresa.

• Lucro: quanto você pretende ter de sobra após calcular a receita menos as despesas.

Por que o orçamento é importante?

O orçamento traz clareza sobre cada centavo que entra de receita e sai de despesas. Ao analisar regularmente o orçamento, você tem mais base para tomar decisões financeiras. É possível, por exemplo, notar uma queda no lucro durante épocas específicas do ano e fazer os ajustes necessários — como realocar os funcionários nos turnos ou o inventário no momento — para manter o controle financeiro.

Métodos e ferramentas comuns no orçamento

Há diferentes métodos a considerar no orçamento da sua empresa. A melhor opção depende, em grande parte, do lhe parecer mais confortável e das informações que você precisa ver no dia a dia. 

1. Orçamento flexível

O orçamento flexível se ajusta aos volumes de vendas ou às atividades da empresa. Talvez você tenha que alocar parte do orçamento para pagar funcionários de meio período. No entanto, sua empresa pode ver as vendas aumentarem durante uma época específica. Nesse caso, você precisará contratar mais funcionários para lidar com o volume em períodos mais movimentados e diminuir nos mais lentos. Isso exige um orçamento flexível de pessoal durante o ano.

O orçamento flexível é o método mais adaptável se sua receita não é constante ou se há outras mudanças nas operações diárias.

2. Orçamento de proposta de valor

O orçamento de proposta de valor foca o monitoramento e o investimento em despesas que geram valor para a empresa. Este método dá a cada despesa um propósito estratégico e maximiza o valor que ela oferece aos clientes. 

O orçamento de proposta de valor visa a manter o foco claro nos fatores que geram valor no orçamento (como materiais específicos que diferenciam sua empresa dos concorrentes) e a eliminar gastos desnecessários. Uma padaria, por exemplo, pode alocar mais orçamento para ingredientes melhores e funcionários mais qualificados do que para embalagens personalizadas, já que os dois primeiros têm impacto maior no valor para o cliente.

3. Orçamento voltado para atividades

O orçamento voltado para atividades analisa todas as atividades da empresa para prever custos e viabilizar as metas. As atividades dependem da empresa e do que ela vende. Em geral, elas incluem o processamento das devoluções, além da venda e da criação de produtos.

Este método considera todas as atividades de negócios para mostrar o destino do dinheiro e as eficiências para reduzir os custos. Uma consultora, por exemplo, pode descobrir que está gastando mais em atividades de marketing do que no ano passado e, assim, considerar formas de reduzir os gastos.

Ferramentas para o orçamento de uma pequena empresa

Para gerenciar seu orçamento, você precisará de algumas ferramentas e softwares específicos:

• Software de contabilidade: monitora todos os detalhes do orçamento em um só lugar

• Software de emissão de faturas: para solicitar pagamentos de clientes ou fornecedores

• Processamento dos pagamentos: processa os pagamentos de clientes e parceiros 

• Ferramentas de análise de dados: analisa seu orçamento e o sucesso das atividades de marketing ou de vendas

Seis passos para montar o orçamento da empresa

Confira abaixo um resumo do que se deve incluir no orçamento de uma pequena empresa e como ele ajuda no bem-estar financeiro geral. Ao criar sua versão, leve em conta suas metas, produtos ou serviços e demandas específicas.

1. Trace as metas financeiras 

As metas de curto e de longo prazo devem influenciar o orçamento. As metas financeiras variam de acordo com o dono e a necessidade da empresa, mas, em geral, envolvem:

• Aumentar a margem de lucro 

• Evoluir para uma empresa com sede física 

• Reduzir despesas específicas 

Seja quais forem suas metas, deixe-as à mão para que, ao montar e analisar o orçamento ao longo do tempo, você possa ver se ainda está no caminho certo. 

2. Separe as finanças pessoais das finanças da empresa  

Talvez seja bom criar uma conta bancária separada e um sistema de monitoramento completamente distintos para essas despesas. Separar duas finanças pessoais das finanças da empresa não só facilita o monitoramento da saúde financeira e do crescimento da empresa como simplifica o administrativo do orçamento. Há certas implicações fiscais, como deduções, que valem apenas para a empresa. 

Além disso, você não se confunde com seu orçamento e despesas pessoais com economias e custos da empresa. 

3. Identifique e some todas as fontes de receita

Comece definindo de onde vêm suas vendas mensais. Considere todas as fontes de renda da sua empresa. 

Os fluxos de receita podem ser: 

• Vendas on-line 

• Vendas em consignação (se você vende seus produtos em outro varejista)

• Vendas em feiras ou mercados

• Honorários baseados em projeto ou consultoria

• Assinaturas ou filiações

• Patrocínios ou parcerias

Após incluir todos os fluxos de renda, some para gerar a receita mensal. 

Analise os últimos 6 a 12 meses para ter uma visão mais completa das tendências de cada fluxo de receita. Procure por tendências relacionadas às despesas ou de quando as vendas geralmente aumentam ou ficam estáveis. Você verá quais fontes de receita são constantes e quais são mais variáveis. 

4. Calcule os custos fixos 

O próximo passo é calcular suas despesas, que são divididas em dois tipos: fixos e variáveis. Comece identificando os custos fixos. 

Custos fixos são as despesas recorrentes, ou seja, qualquer coisa que precise ser paga toda semana, mês ou ano. Alguns desses custos são: 

• Aluguel

• Custos de hospedagem do site ou do nome de domínio

• Seguros

• Material e suprimentos para os produtos

• Funcionários de meio período ou período integral

É bom também olhar os dados históricos. Lembre-se de que esses custos podem mudar ao longo do tempo por vários motivos, como inflação, tarifas e aumento nos impostos.  

5. Calcule os custos variáveis 

Você inevitavelmente terá despesas que não são tão previsíveis quanto os custos fixos. São os chamados custos variáveis — valores que flutuam mês a mês —, que podem incluir despesas discricionárias. Alguns dos custos variáveis são: 

• Materiais especiais para produtos de tiragem limitada

• Honorários pagos a consultores ou freelancers 

• Custos de viagem

• Taxas de envio e entrega

As despesas discricionárias podem ser reduzidas ou eliminadas do orçamento, se necessário — eles tendem a não ser essenciais à empresa. A hospedagem do site da sua empresa, por exemplo, é essencial, mas o designer do site pode não ser.  

6. Crie um fundo de emergência

Todas as empresas têm dias bons e ruins, e é importante ter um fundo de emergência para os dias ruins. Considere uma reserva que cubra até seis meses.

O fundo de emergência funciona como uma rede de segurança da empresa. Caso você não consiga pagar por um custo específico (como os salários ou materiais dos produtos) devido à redução nos lucros ou à diminuição nas vendas em relação à previsão, é possível recorrer ao fundo para honrar o pagamento integral e pontual das despesas. 

Você também pode usar esse fundo para custos inesperados, como tarifas, ou em oportunidades de produtos e marketing de tempo limitado. É possível criar um fundo ou conta separada para isso no banco da sua empresa. Com o recurso Repasses Imediatos do Squarespace Payments, você também pode reservar parte dos ganhos na sua conta para esse fim e acessar o fundo em minutos.

Não se esqueça de reabastecer o fundo de emergência caso precise usar.  

Como manter o controle do orçamento

É difícil manter o orçamento empresarial dentro do esperado. Há custos e imprevistos com os quais você precisa lidar para manter a empresa operando. 

Mas, quando as coisas vão conforme o planejado, é possível não sair do orçamento. 

• Revise suas metas: você provavelmente mudará as metas ao longo do tempo à medida que a empresa cresce. Porém, priorize as metas financeiras para monitorar seu regularmente o orçamento.

• Monitore as despesas: se você emprega funcionários, está alocando mais pessoas do que realmente precisa? É possível reduzir o custo dos materiais sem sacrificar a qualidade dos produtos? Sempre há como economizar dinheiro e ficar dentro do orçamento — você só precisa saber onde cortar os gastos. 

• Observe e ajuste: a melhor forma de manter o controle do orçamento é analisar constantemente custos, despesas, receitas e lucros. Fique de olho nas tendências e veja onde essas tendências funcionam a favor ou contra suas metas financeiras. Em seguida, faça as alterações ou adote uma prática conforme necessário.