Noções básicas de contabilidade para pequenos empresários

Um estudo realizado por um banco dos EUA mostrou que 82% das empresas vão à falência — e a origem do problema é a má gestão do fluxo de caixa. Para qualquer pequeno empresário, é essencial seguir as práticas contábeis adequadas para gerenciar as finanças de modo eficaz e garantir o sucesso da empresa.

A contabilidade para pequenas empresas inclui práticas financeiras para monitorar, administrar e entender as finanças da empresa, incluindo o controle do inventário e o fluxo de caixa. Continue lendo para um passo a passo das práticas contábeis fundamentais aos pequenos empresários. 

Como ilustração, usaremos o caso da Sarah, uma empreendedora que acabou de abrir uma empresa de eCommerce no Squarespace para vender joias feitas à mão. Com algum conhecimento básico de contabilidade, Sarah pode monitorar as receitas e despesas, analisar o fluxo de caixa e tomar decisões financeiras inteligentes para prosperar com a empresa.

1. Escolha um software de contabilidade 

Ao escolher um software de contabilidade para sua pequena empresa, é importante considerar alguns fatores. 

• Preço: considere quantas pessoas precisam acessar o software de contabilidade e a relação custo-benefício dos recursos necessários. O ideal é um software de contabilidade que se adapte ao seu crescimento. 

• Integrações: os recursos de integração do software escolhido podem minimizar o tempo gasto na contabilidade manual ou no inventário. Um exemplo é um software que se integra ao atendimento ao cliente e ao software de gestão do inventário e que sincroniza automaticamente as vendas no Squarespace. 

• Opções na nuvem: software de contabilidade na nuvem é um software financeiro que guarda, com segurança, todos os seus detalhes contábeis on-line. O software de contabilidade na nuvem é bom para quem tem outros funcionários ou um contador, pois eles também poderão fazer login em qualquer lugar.

As principais opções de contabilidade na nuvem, como Xero e MYOB, vêm com recursos para pequenos empresários, como relatórios de supervisão que envolvem todas as áreas da empresa. Ao vincularem outras apps de negócios, essas opções de software de contabilidade atuam como o seu ecossistema digital central.

Escolha integrações para seu software de contabilidade

Com as integrações contábeis certas, você mantém a precisão e libera tempo. Isso é útil principalmente para autônomos — como a a Sarah —, pois as integrações servem como uma recontagem de todos os números que você monitora.

As integrações contábeis da Amaka, por exemplo, sincronizam suas transações no Squarespace diretamente com o seu software de contabilidade. Isso elimina as entradas manuais e garante que informações importantes, como vendas, taxas, pagamentos e impostos, fiquem atualizadas em ambos os sistemas. Com dados precisos em tempo real, você segue as melhores práticas contábeis e monitora adequadamente o fluxo de caixa e os níveis de estoque. 

Na hora de declarar o imposto de renda, você pode ficar tranquilo, pois seu software de contabilidade já tem os registros de todas as vendas, detalhados e atualizados. Para autônomos como a Sarah, a gestão da precisão dos dados e dos impostos é importante para cumprir as regras fiscais; portanto, as integrações simplificam o processo geral da declaração do IR. Use a Amaka para sincronizar o Squarespace com Xero e MYOB. 

2. Crie um plano de contas

O plano de contas é uma forma de categorizar todas as transações da sua empresa. Quando organizado e preciso, esse plano traz informações sobre todos os aspectos das finanças da sua empresa, como quanto dinheiro você tem; as despesas regulares e irregulares; e a situação dos seus débitos. O plano de contas consiste em cinco tipos principais. 

1. Ativos: recursos que você possui e que têm valor econômico futuro, como dinheiro, contas a receber, inventário, equipamentos, imóveis, etc. 

2. Passivos: dívidas ou obrigações que você deve a terceiros, como contas a pagar, salários a pagar, empréstimos bancários, hipotecas, etc.

3. Patrimônio líquido: a parte detida pelos proprietários/acionistas da sua empresa; o juro dos ativos após a dedução dos passivos

4. Receitas: receitas obtidas nas atividades comerciais, incluindo vendas, serviços, juros, dividendos, etc. 

5. Despesas: os custos incorridos para gerar receitas, como o salário dos funcionários, matéria-prima, publicidade, aluguel, água e luz, etc.

Ao iniciar um plano de contas, diferentes categorias financeiras se enquadrarão em um desses cinco tipos. Algumas das principais categorias a considerar são: 

• Dinheiro (ativos)

• Contas a receber/contas a pagar (passivos)

• Inventário (ativos) 

• Custo dos produtos vendidos (CPV) (receitas) 

• Imposto sobre vendas (receitas) 

• Receita de envios/entregas (receitas)

• Custos de envio/entrega (despesas)

• Custos de embalagem (despesas)

Para a joalheria de Sarah, algumas contas importantes são os custos de envio e embalagem, as receitas de envio, as taxas dos gateways de pagamento e as assinaturas. 

Um plano de contas correto facilita muito o monitoramento das finanças da sua empresa. Se você usar a Amaka para vincular o Squarespace ao seu software de contabilidade, essa integração criará automaticamente todos os tipos e subcategorias de contas, que podem ser personalizadas com base nas necessidades exclusivas da sua loja. 

3. Acompanhe as receitas e despesas 

A manutenção adequada dos registros é fundamental para que os pequenos empresários controlem as finanças. É importante documentar tudo — receitas, vendas, despesas, faturas, contas e outros. Digamos que a Sarah resolva montar uma estação de trabalho em casa ou para almoçar com o administrador de uma feira. Ela deve guardar a nota fiscal dessas despesas e anotar o propósito delas. 

Sarah pode usar essa documentação para criar extratos financeiros importantes, como um extrato dos ganhos para monitorar as receitas e despesas; um balanço patrimonial que resuma os ativos e passivos; e um extrato do fluxo de caixa para ver o dinheiro que entra e sai. Ao conferir regularmente as receitas e despesas, você garante que o fluxo de caixa está sendo usado onde você mais precisa e, caso contrário, pode fazer ajustes. 

Talvez seja necessário usar um método contábil específico, com base em onde você faz negócios e nas suas receitas. Você pode usar o método de caixa, no qual as receitas e despesas são reconhecidas quando recebidas ou pagas. Ou use o regime de competência, no qual as receitas e despesas são reconhecidas no momento da transação, mesmo que o dinheiro ainda não tenha saído ou entrado no banco. Confira os regulamentos específicos de onde você faz negócios. 

Uma integração contábil automatiza vários desses processos, pois a integração extrai automaticamente os dados das vendas, taxas e depósitos. Embora pareça complicada no início, a manutenção dos registros com a ajuda da automação acaba virando um processo contínuo, e você mantém o controle das receitas e despesas.

4. Analise e gerencie o fluxo de caixa

É importante analisar cuidadosamente o fluxo de caixa, pois o dinheiro que você tem disponível dita as decisões relativas à empresa. Observando os dados das receitas e despesas ao longo do tempo, você pode prever o fluxo de caixa no futuro, identificar uma potencial falta de dinheiro com bastante antecedência e, assim, tomar medidas para evitar problemas. Ou você pode antecipar quando terá mais dinheiro disponível para investir na empresa.

Ao observar um aumento significativo nas vendas perto do fim de ano, por exemplo, a Sarah pode preparar e alocar recursos financeiros para quando as vendas desacelerarem após o término dessa data. Depois, ao analisar as vendas totais e os itens mais vendidos, ela pode prever o mesmo período no ano seguinte — e talvez precise contratar um temporário para ajudar a gerenciar o fluxo de vendas se o orçamento permitir. 

Usar uma ferramenta de contabilidade para manter o controle do inventário também pode melhorar o fluxo de caixa. O importante é usar os dados financeiros para criar estratégias que aumentem o retorno dos clientes; garantam que você não tenha estoque excedente; e reservem um fundo de emergência para as eventuais temporadas fracas.

Ao ver quais produtos são frequentemente comprados juntos, por exemplo, você identifica quais recomendar aos clientes para incentivar o retorno deles. Ou você pode ver o desempenho de diferentes produtos ao longo do ano para planejar melhor o inventário.

Com uma análise frequente do fluxo de caixa, você detecta os problemas antes que eles ocorram e mantém a saúde financeira da sua empresa. Faça análises mensais ou quinzenais, no mínimo.

Quer melhorar ainda mais sua estratégia para sua pequena empresa? Confira outros recursos no blog do Squarespace. Ou confira o blog da Amaka, que traz mais informações sobre eCommerce e integrações financeiras. 

Atenção: este artigo do Making It foi criado em colaboração com o Amaka. Ele não deve ser interpretado como aconselhamento profissional financeiro nem jurídico. Para entender suas obrigações, consulte os regulamentos e um profissional financeiro da sua região.