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Para os pequenos empresários, gerenciar as finanças é fundamental, mas também pode ser um desafio, principalmente para quem está começando. Seja um freelancer ou o dono de uma empresa com vários funcionários, ter uma noção básica de planejamento financeiro para fins tributários, como monitorar receitas, contabilidade, despesas e orçamento, é algo inestimável.
Continue lendo e confira dicas importantes sobre como gerenciar as finanças de uma pequena empresa, seja para criar um sistema contábil adequado, evitar problemas de fluxo de caixa e outros. Ao implementar as melhores práticas nos seus processos financeiros, você gerencia sua empresa com segurança e sucesso e pode fixar metas para o futuro. Com um planejamento cuidadoso, você garante a prosperidade da sua pequena empresa.
Atenção: este artigo do Making It foi criado em colaboração com o Amaka. Ele não deve ser interpretado como aconselhamento profissional financeiro nem jurídico. Para entender suas obrigações, consulte os regulamentos e um profissional financeiro da sua região.
Como monitorar suas finanças
Uma tarefa financeira essencial para o pequeno empresário é estabelecer um sistema para monitorar receitas e despesas. Como dono de empresa, você precisa saber um pouco dos princípios básicos de contabilidade e escrituração, como categorizar receitas e despesas.
No mínimo, é importante monitorar regularmente:
Receita: os ganhos totais
Despesas: os custos totais dos negócios
Custo das mercadorias (COGs): os custos totais para criar um produto
Lucro bruto: receita menos o custo das mercadorias
Lucro líquido: receita menos o custo das mercadorias e despesas
Impostos: Impostos cobrados sobre os produtos vendidos; e os impostos devidos como dono de empresa
É aqui que entra o software de contabilidade. Uma boa ferramenta de contabilidade monitora essas categorias e mostra os empreendimentos mais lucrativos.
Usuários do Squarespace com um plano Business ou Commerce recebem os detalhes das vendas e podem monitorar os pagamentos na análise de dados das vendas. Para ficar por dentro de cada detalhe, há opções no Squarespace Extensions que podem atender às suas necessidades.
Um software de contabilidade na nuvem, que executa e monitora as finanças on-line em vez de no desktop, dá acesso aos principais dados financeiros e gera relatórios fáceis de ler. Com isso, você tem uma visão geral do desempenho da sua empresa.
Com as ferramentas contábeis certas e uma disciplina no registro das transações financeiras, você tem visibilidade no desempenho financeiro da sua empresa. O monitoramento das finanças pode exigir alguma adaptação, mas é crucial para você tomar decisões inteligentes e manter organizadas as finanças da sua empresa.
Automatize o monitoramento financeiro
Você terá mais tempo e mais tranquilidade se achar formas de automatizar os fluxos de trabalho de contabilidade e escrituração contábil. Uma ferramenta que automatiza o monitoramento elimina o registro manual de cada transação e garante dados financeiros precisos a você.
Quem vende no Squarespace pode usar uma integração contábil com o Amaka, que sincroniza automaticamente as transações do Squarespace com um software de contabilidade. Ao ter todos os dados em um só lugar e eliminar o registro manual dos dados, você simplifica o gerenciamento e os processos de dados.
As integrações do Amaka também poupam você dos erros humanos, mantendo a precisão nas planilhas de números e nos relatórios. Você encontra a integração Squarespace + Xero e a integração Squarespace + MYOB no mercado do Squarespace Extensions.
Tire um tempinho para saber quais informações você precisa monitorar e o que se adapta melhor à sua empresa. Ao pesquisar sobre as integrações disponíveis, você escolhe as ferramentas de automação ideais para sua empresa e cria um fluxo eficiente de trabalho na gestão financeira.
Compreendendo seus relatórios financeiros
Para administrar bem as finanças, é fundamental analisar regularmente os extratos financeiros. Isso inclui a demonstração do resultado do exercício, o balanço patrimonial e relatórios do fluxo de caixa, normalmente disponibilizados em relatórios separados no software de contabilidade.
Demonstração do resultado do exercício: mostra as receitas, despesas, lucros e perdas totais da empresa durante um período especificado.
Balanço patrimonial: gera um resumo dos ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa em um dado momento.
Relatório do fluxo de caixa: registra a receita em caixa e o dinheiro pago da empresa durante um determinado período, a fim de analisar onde o dinheiro está sendo gerado e gasto.
Esses documentos trazem informações valiosas sobre o desempenho e a saúde da sua empresa. Lendo os extratos financeiros, você pode calcular índices importantes para monitorar a lucratividade, os níveis de dívida e outras métricas ao longo do tempo. Assim, você identifica problemas, encontra oportunidades e toma decisões conscientes no futuro.
Ao monitorar as receitas e despesas todos os meses, por exemplo, você pode descobrir possíveis problemas no fluxo de caixa antes que virem questões urgentes. A análise das tendências nas vendas e receitas pode revelar se você precisa reajustar os preços ou os atuais níveis de estoque.
Leia nosso guia sobre noções básicas de contabilidade
Recomendações financeiras para pequenas empresas
Organizar as finanças desde o início é o passo mais importante para manter as coisas sob controle. Isso envolve categorizar os dados de forma adequada, precisa e oportuna.
Com as finanças organizadas, você tem insights sobre o atual fluxo de caixa e pode transformar estatísticas diferentes em estratégias viáveis para gerar crescimento. À medida que sua empresa cresce, ferramentas que simplificam ou eliminam a necessidade de trabalho manual são cada vez mais necessárias.
O software de contabilidade na nuvem dá a você uma visão precisa das suas finanças e gera insights financeiros. Hábitos como manter um orçamento, procurar erros e fazer previsões para orientar os gastos são essenciais. Você pode descobrir, por exemplo, que fatura mais em alguns meses do que em outros; com isso, é possível antecipar as temporadas movimentadas e preparar um inventário ou um plano de marketing.
Também é importante reconciliar regularmente as contas para identificar discrepâncias e cumprir os requisitos de conformidade. Isso envolve comparar dois conjuntos de registros, como os dados do seu software de contabilidade, com os dados da sua conta bancária, e ver se eles batem. O esforço para seguir as recomendações financeiras compensa na estabilidade e na economia.
Aprenda a monitorar seu fluxo de caixa
Que recursos e suporte estão disponíveis?
Se você está começando e quer ferramentas para gerenciar as finanças, o melhor lugar para procurar é no Squarespace Extensions. Lá você encontra uma ampla gama de apps de acordo com suas necessidades. O Amaka, por exemplo, está disponível no plano gratuito com suporte contínuo e ilimitado. Se precisar de ajuda para instalar a integração, você pode agendar uma sessão guiada. Nela, um expert em integração do Amaka se encontrará com você por vídeo para instalar a integração de acordo com suas necessidades.
Para consultoria financeira ou tributária, procure um profissional certificado e que domine os regulamentos e as leis de conformidade de onde você faz negócios.