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Como pequeno empresário, a gestão eficaz do fluxo de caixa é necessária para o sucesso da empresa. Ao organizar e compreender o extrato do fluxo de caixa, você fica por dentro da tomada de decisões estratégicas e do crescimento.
Continue lendo para saber tudo sobre fluxo de caixa; como criar um extrato do fluxo de caixa; e quais erros evitar para gerenciar sua empresa de forma eficaz.
O que é extrato do fluxo de caixa?
Extrato do fluxo de caixa é um relatório financeiro que mostra a movimentação real do dinheiro que entra e sai de uma empresa durante um período (geralmente mensal, trimestral ou anual). Ele traz informações sobre quanto dinheiro você tem em mãos para financiar os diferentes aspectos da empresa.
O extrato do fluxo de caixa difere do extrato de resultados, que mostra as receitas e despesas totais da empresa durante um período; também é diferente do balanço patrimonial, que dá uma visão geral dos ativos e passivos em um determinado momento.
Um baixo fluxo de caixa pode sinalizar a necessidade de financiamento e ajustes nas despesas. Com uma boa poupança, você pode se adaptar aos imprevistos. Esses aspectos do extrato do fluxo de caixa indicam se a empresa tem dinheiro disponível para cobrir custos operacionais, inventário, campanhas de marketing e outras áreas que geram despesas na empresa. É importante monitorar regularmente o fluxo de caixa para que a empresa fique em situação regular.
Como criar um extrato do fluxo de caixa
O extrato do fluxo de caixa é fácil de criar. É possível realizar manualmente essa tarefa, mas você pode usar um software de contabilidade na nuvem para simplificar o processo. Na nuvem, é possível conferir o fluxo de caixa ou enviar a um contador, conforme necessário, onde você estiver.
Incluídas todas as transações, o software de contabilidade gera um extrato do fluxo de caixa com base nas datas informadas. Antes de começar, é importante conhecer as três partes do extrato do fluxo de caixa.
Operacional: fluxo de caixa proveniente das fontes de receita, como vendas.
Investimento: fluxo de caixa proveniente do dinheiro ganho ou da perda de investimentos, como propriedades físicas.
Financiamento: fluxo de caixa proveniente das dívidas, do pagamento de juros, da venda de ações etc.
O dinheiro pode trocar de categoria, dependendo da situação da empresa. Ao calcular o fluxo de caixa, é possível usar dois métodos: direto e indireto.
Contabilidade do fluxo de caixa: direto x indireto
O método indireto usa a demonstração do resultado do exercício e o balanço patrimonial para calcular o fluxo de caixa. Para criar manualmente o extrato do fluxo de caixa pelo método indireto:
Calcule o fluxo de entrada. Adicione a receita total do período a todas as alterações nas contas a receber (o dinheiro devido e ainda a ser pago a você) e a pagar (o dinheiro que você deve, mas ainda não pagou).
Calcule a saída de caixa. Some todos os pagamentos, como salários, suprimentos e impostos.
Calcule o caixa total das operações. Subtraia a saída de caixa da entrada.
No método direto, você calcula o fluxo de caixa com base no dinheiro real recebido dos clientes e no dinheiro gasto com as despesas. Esses valores se encontram nos extratos bancários e nos recibos das despesas. Para achar o caixa total das operações, some as entradas e saídas de caixa.
Tanto a contabilidade indireta quanto a direta trazem uma imagem clara das finanças; portanto, o método escolhido depende da sua situação. A contabilidade direta do fluxo de caixa é mais simples porque não inclui o dinheiro ainda não pago, entre outras coisas. Já a contabilidade indireta pode ser melhor para quem deseja incluir o lucro líquido nos cálculos do fluxo de caixa.
Como padrão, o software de contabilidade usa o método indireto para gerar automaticamente um extrato do fluxo de caixa para você. Para garantir que haja dinheiro disponível para cobrir as despesas, atualize e confira o extrato do fluxo de caixa todo mês.
Exemplo de extrato do fluxo de caixa
Confira a seguir um exemplo de extrato do fluxo de caixa pelo método indireto. O exemplo usa uma empresa fictícia, a Hannah's Closet, e cobre o primeiro ano dela vendendo peças de moda feitas à mão no Squarespace.
Hannah's Closet — extrato do fluxo de caixa — fim do ano, dezembro de 2022
| Fluxos de caixa das atividades operacionais | |
|---|---|
| Resultado líquido | Média de US$ 10.500 |
| Ajustes em: | |
| Contas a receber | (US$ 1.000) |
| Contas a pagar | Média de US$ 15.000 |
| Inventário | (US$ 3.000) |
| Despesas operacionais pré-pagas | (US$ 3.000) |
| Impostos | (US$ 3.500) |
| Caixa líquido das atividades operacionais | Média de US$ 15.000 |
| Fluxos de caixa das atividades de investimento | |
| Compra de um ativo fixo | (US$ 1.000) |
| Juros recebidos | US$ 20 |
| Caixa líquido das atividades de investimento | (US$ 980) |
| Fluxos de caixa das atividades de financiamento | |
| Dívidas pagas (curto prazo) | (US$ 250) |
| Dívidas pagas (longo prazo) | US$ 0 |
| Caixa líquido das atividades financeiras | (US$ 250) |
| Aumento/diminuição do caixa líquido | Média de US$ 13.770 |
| Valor inicial em dinheiro (saldo inicial) | Média de US$ 30.000 |
| Valor final em dinheiro (saldo final) | Média de US$ 43.770 |
No exemplo acima, Hannah usou o método indireto de contabilidade. Primeiro, ela anotou as principais atividades que geram receita. O lucro líquido é retirado da demonstração dos resultados, e os ativos e passivos circulantes são retirados do balanço patrimonial. Depois disso, ela incluiu as alterações nas atividades de investimento, como ativos de longo prazo. Em seguida, ela registrou as alterações nas atividades de financiamento, como capital e empréstimos.
Por fim, para calcular a variação líquida do caixa, somam-se as entradas e saídas de caixa. O saldo inicial será baseado no saldo final do último período. O saldo corrente final leva em consideração o aumento ou a diminuição do caixa líquido. O software de contabilidade compara, lado a lado, fluxos de caixa de vários períodos.
Erros comuns no fluxo de caixa
É importante saber os erros comuns que os empresários cometem no fluxo de caixa e fazer o possível para evitá-los. São três:
Não antecipar as flutuações nas vendas: pode ocorrer num período sazonal, devido a feriados ou se um produto inesperadamente passar a ser muito procurado.
Previsão incorreta do fluxo de caixa: um dos motivos pelos quais é importante analisar e saber regularmente as entradas e saídas típicas de caixa. Se você subestimar, poderá ficar no vermelho.
Assumir dívidas demais: os empréstimos ajudam a ampliar sua empresa, mas o excesso de dívidas coloca você em risco de inadimplência se as vendas diminuírem.
É aqui que a previsão frequente do fluxo de caixa se torna necessária. Previsão do fluxo de caixa é o processo de estimar quanto dinheiro a empresa terá em mãos no futuro. Ela envolve prever as próximas entradas e saídas de caixa durante um determinado período (geralmente mensal ou trimestral). Isso garante que você tenha dinheiro para cobrir os meses com receitas mais baixas.
Se você está no mercado há cerca de um ano, analise seu histórico financeiro e preveja, com precisão, as futuras necessidades de caixa. Para empresas mais novas, isso pode ser mais difícil — mas é bom ter cautela e conferir regularmente os custos operacionais, a fim de cortar as despesas supérfluas. Se você descobrir que o fluxo de caixa projetado é menor do que o valor previsto, faça os ajustes necessários.
Otimizar o fluxo de caixa se resume a uma sólida gestão financeira. Constante previsão, planejamento e monitoramento são importantes principalmente nos primeiros dias da empresa, pois são hábitos que minimizam os riscos e planejam o crescimento.
Dicas para melhorar o fluxo de caixa
Gerenciar o fluxo de caixa de forma eficaz exige monitoramento constante e ajustes estratégicos — isso é essencial para melhorar o fluxo de caixa. Implementar tecnologia e automação é uma excelente decisão para começar.
O software de contabilidade automatiza processos financeiros importantes. Tarefas que normalmente exigem horas de trabalho podem ser concluídas em minutos. Esse software gera relatórios e extratos financeiros com informações importantes sobre as áreas da empresa, como o inventário.
O software de contabilidade sabe se o inventário está acompanhando as entradas de caixa. Para fazer os ajustes necessários, reduza o valor do estoque para preservar o fluxo de caixa, de modo a antecipar as vendas mais fracas no ano seguinte. Com essa previsão, você gerencia o fluxo de caixa de forma mais simples.
Ao usar um software de contabilidade, você também pode integrá-lo a uma série de outras ferramentas. Para manter a precisão dos dados financeiros, por exemplo, considere uma integração contábil. Com o Squarespace + Xero ou o Squarespace + MYOB da Amaka (parte do Squarespace Extensions) as vendas do Squarespace são sincronizadas diariamente com seu software de contabilidade, eliminando a necessidade de entrada e reconciliação manuais dos dados.
Além disso, você pode integrar ferramentas de previsão de caixa ao software de contabilidade e exportar os dados para criar relatórios visuais sobre as mudanças no fluxo de caixa ao longo do tempo. Ou controle a gestão do inventário para antecipar melhor a solicitação de materiais e produtos.
Com um planejamento cuidadoso e as ferramentas certas para a supervisão do fluxo de caixa, você evita erros e administra uma empresa financeiramente saudável.
Atenção: este artigo do Making It foi criado em colaboração com o Amaka. Ele não deve ser interpretado como aconselhamento profissional financeiro nem jurídico. Para entender suas obrigações, consulte os regulamentos e um profissional financeiro da sua região.