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Como pequeno empresário, você precisa da muita atenção ao imposto sobre vendas. Diferente do imposto de renda, que se baseia no lucro total líquido, o imposto sobre vendas se baseia nas transações reais que a empresa realiza. Para as empresas de eCommerce, é vital cobrar e coletar os impostos sobre vendas de forma adequada. Se você errar, estará sujeito a sanções ou auditorias no futuro.
Este guia de imposto sobre vendas orienta você pelos princípios básicos, desde as contribuições fiscais tributárias ao uso das ferramentas certas para simplificar a conformidade.
Atenção: este artigo do Making It foi criado em colaboração com o Amaka. Ele não deve ser interpretado como aconselhamento profissional financeiro nem jurídico. Para entender suas obrigações, consulte os regulamentos e um profissional financeiro da sua região.
Uma pequena empresa precisa coletar o imposto sobre vendas?
A resposta é sim. Quem vende produtos ou serviços precisa cobrar o imposto sobre vendas. Isso vale para quem tem empresa física, loja on-line ou ambas. As vendas on-line também estão sujeitas ao imposto.
Porém, o modo da coleta do imposto sobre vendas difere de acordo com o país, estado e província. Daremos a seguir os detalhes da legislação quanto ao imposto sobre vendas em diferentes regiões. Mesmo assim, procure um profissional das áreas tributária e contábil para em caso de dúvidas específicas para sua empresa e região.
Implicações do imposto sobre vendas entre as regiões
Ao vender on-line para outras regiões, as obrigações fiscais sobre as vendas se complicam. Na hora de cobrar os impostos dos clientes internacionais na finalização da compra, é importante entender as regras do imposto sobre valor agregado (IVA) na Europa e as diretrizes do imposto sobre bens e serviços (GST) que abrangem o Canadá, a Austrália e outros. Também é bom entender os impostos dos EUA, incluindo o domicílio tributário sobre vendas, que difere de um estado a outro.
Como vendedor on-line, você geralmente é responsável por se cadastrar na cobrança, na declaração e no envio dos impostos em todos os países onde você ultrapassa os limites do imposto sobre vendas. As regras para a alíquota de impostos de bens digitais, físicos e de serviços variam. Por isso, é fundamental saber claramente, antes de expandir a empresa, quais países tributarão suas vendas on-line.
Recomendamos a empresas de todos os tamanhos que procurem um contador para garantir o cumprimento das leis.
Compreendendo as leis de domicílio nos EUA
Ao vender nos EUA, você precisa seguir regras exclusivas para o imposto sobre vendas com base no estado em que você opera e para o qual vende. Ao ter uma presença econômica significativa em um estado, sua empresa se enquadra em um domicílio tributário — ou seja, você precisa se registrar e coletar impostos sobre vendas nesse estado.
Por exemplo: se sua empresa está sediada na Califórnia e vende para residentes da Califórnia, você tem domicílio tributário lá e deve coletar impostos sobre vendas na Califórnia. Se sua empresa opera exclusivamente em Oregon — estado que não obriga o imposto sobre vendas —, não é necessária nenhuma cobrança desse imposto. Porém, se sua empresa em Oregon tiver inventário ou funcionários em outro estado onde você faz vendas, também precisará pagar impostos nesse estado.
Se você vende apenas em estados onde não tem presença física, talvez não precise coletar impostos sobre vendas, dependendo das leis de domicílio econômico desse estado. Cada estado tem um limite para enquadrar as empresas como domicílio tributário; normalmente, depende do número de transações ou do total de vendas.
Como criar um imposto sobre vendas com o Squarespace Commerce
O Squarespace Commerce conta com ferramentas e configurações específicas para você gerenciar os impostos sobre vendas. No Squarespace, é possível criar manualmente os impostos dos diferentes países ou estados para os quais você envia produtos; e incluir os impostos no preço dos produtos em vez de adicionar apenas na finalização da compra.
Com esse processo, você pode cobrar impostos sobre um produto com base no endereço para entrega (produtos físicos) ou endereço para cobrança (produtos digitais) do cliente. No caso específico dos EUA e do Canadá, para garantir a cobrança correta, você pode escolher o estado ou província e o CEP da região para a qual está vendendo e, em seguida, a taxa do imposto.
Se você vende nos EUA, pode usar a extensão TaxJar para automatizar a criação e a cobrança dos impostos sobre vendas da sua loja Squarespace na finalização da compra. O TaxJar cobra diferentes alíquotas com base na categoria do imposto dos produtos, além de oferecer recursos para você processar automaticamente os impostos estaduais sobre vendas. Com isso, você evita erros no imposto sobre vendas e na declaração dos impostos.
Para vendedores na UE e na Austrália, criar o imposto sobre vendas para coletar o IVA e o IBS é simples. A plataforma Squarespace cria as taxas dos impostos, inclui os impostos nos preços e personaliza os preços e os dados fiscais. Você também pode oferecer aos clientes a opção de finalizar a compra com um processador de pagamentos, como PayPal e Stripe. Esse recurso é voltado para clientes internacionais, que talvez prefiram esses processadores a outras opções de finalização de compra.
Como se preparar para a declaração do imposto
Como pequeno empresário, você pode tomar algumas medidas simples para se preparar para a declaração do imposto. Dependendo da sua localização e da legislação tributária de onde você faz negócios, é necessário declarar mais de uma vez por ano. Procure um profissional da área tributária para entender os requisitos da sua empresa.
Monitorar sempre as receitas e despesas é fundamental às finanças gerais da empresa e uma ótima forma de deixar tudo pronto para a declaração do imposto. Para manter um registro preciso dos dados das vendas e dos pagamentos, a melhor maneira é integrar o Squarespace a um software de contabilidade, como as extensões Amaka, Xero e MYOB.
As integrações contábeis da Amaka mantêm os dados das vendas no Squarespace atualizados e precisos. Você pode sincronizar diariamente todos os tipos de transação e impostos sobre vendas — um hábito importante quando qualquer discrepância pode resultar em multas e outros problemas na conformidade.
O software de contabilidade controla as despesas e gerencia seu fluxo de caixa em geral. Com os dados importantes das despesas guardados em um local confiável, você deixa tudo organizado e em conformidade antes da época da declaração.