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Para todo empreendedor, as prioridades exigirão que você eventualmente reagende uma sessão. Tudo, seja um evento pessoal ou uma mudança de última hora com um cliente antigo, pode afetar sua agenda.
Comunicar-se de forma profissional com os clientes sobre a mudança no horário pode fortalecer o relacionamento e reforçar a integridade da sua empresa, mesmo com o imprevisto. Confira as recomendações e um e-mail de exemplo para reagendar o horário de uma sessão.
Como reagendar
Toda empresa e todo cliente é diferente. Dito isso, confira cinco recomendações para quando você precisar reagendar uma sessão.
1. Envie uma atualização o quanto antes
Contate o cliente assim que você souber que precisará cancelar ou reagendar. Imprevistos de última hora acontecem, mas, ao contatar com antecedência, ninguém se sente pego desprevenido. Além disso, o cliente terá muito tempo para encontrar um novo horário que seja conveniente.
Essa ação também mostra que você espera a mesma cortesia profissional se ele precisar reagendar.
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2. Personalize sua comunicação
Tire um tempo para personalizar, de acordo com seu tom de voz e o cliente, o e-mail de reagendamento e qualquer outra comunicação relacionada. Mesmo nas mensagens automatizadas, enviar algo personalizado mostra o respeito ao tempo e às necessidades do cliente.
Ao reagendar com o Acuity Scheduling, acesse a seção de e-mail automatizado de reagendamento para criar ou atualizar o template do seu e-mail de reagendamento. Sempre que você ou um cliente reagendar, ele receberá automaticamente esse e-mail para confirmar a alteração nos detalhes da sessão.
3. Evite justificativas excessivas
Você não precisa entrar em detalhes sobre as alterações na sessão. É fácil interpretar errado um e-mail, e explicar demais a situação pode deixar tudo disperso ou pouco profissional. Pedir desculpas pela mudança inesperada faz sentido, mas pense no melhor tipo de comunicação para isso.
Mantenha o e-mail conciso e direto, priorizando o cliente e os próximos passos que deve tomar. Por exemplo, evite: “Preciso reagendar porque meu cão ficou doente nos últimos dias e só posso levá-lo amanhã ao veterinário.” Em vez disso, tente algo como: “Vou precisar reagendar nossa sessão amanhã devido a um imprevisto.”
Assim, o cliente tem as informações de que precisa e sabe que você tem a situação sob controle.
4. Sugira alternativas e deixe claro os próximos passos
Inclua informações claras no e-mail sobre como o cliente pode reagendar com você. Se o reagendamento afetar o seu trabalho com ele (como a alteração de um prazo), inclua isso também.
Para usuários do Acuity Scheduling, a opção "Inserir campo" no template de e-mail facilita a comunicação dos próximos passos com os clientes. Se você reagendou manualmente para eles, pode incluir o horário antigo e o horário novo da sessão. Para dar a eles a opção de marcar o horário, inclua um link para reagendar.
5. Agradeça
A gratidão é importante neste processo. Um simples agradecimento mostra aos clientes que você valoriza o tempo deles e aprecia a flexibilidade. No dia da sessão reagendada, agradeça brevemente no início da reunião.
Criando um template de e-mail de reagendamento
Use as melhores práticas acima para criar um template de e-mail de confirmação de reagendamento. Você pode personalizar a formatação e a mensagem do template, mas já ter o texto quase pronto agiliza o envio do aviso.
Veja abaixo um exemplo para começar.
Assunto: Reagendamento da próxima sessão
[Nome do cliente],
Sempre que possível, evito reagendar com os clientes.
Dito isso, infelizmente preciso reagendar nossa sessão às [horário antigo].
Para sua conveniência, remarquei para as [novo horário]. Se você não puder, basta clicar no botão "Reagendar sessão" abaixo e escolher um horário melhor.
Fique à vontade para entrar em contato com qualquer dúvida. Agradeço a compreensão.
Até breve,
[Seu nome]
Automatize seu e-mail de confirmação de reagendamento
Se você já configurou o software de agendamento, basta incluir seu texto em um template de e-mail. Lembre-se de ter um template de e-mail para cada tipo de sessão; ou um texto de e-mail diferente para quando o próprio cliente reagendar.
No Acuity Scheduling, acesse "Configurações de e-mail" e selecione "Reagendamento". Lá, você cria um template geral para cada tipo de sessão que você oferece; ou personaliza cada e-mail automatizado de reagendamento de acordo com os serviços e situações.
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Esta publicação foi atualizada em 28 de maio de 2023.