Como criar uma estimativa do projeto de um cliente

Em todos os setores, há muitos prestadores de serviços trabalhando por projeto com os clientes. Além das estratégias específicas ao projeto, os clientes sempre querem ter uma estimativa dos custos antes de oficializarem o trabalho com você. 

A estimativa dos custos de um projeto para o cliente é exatamente isso: uma estimativa dos custos associados ao seu trabalho, incluindo material, tempo e outros recursos. Um orçamento específico geralmente deixa os clientes satisfeitos, e eles provavelmente retornarão se precisarem de ajuda no futuro. Também é importante notar que o processo da estimativa pode virar um modelo ou uma fórmula, garantindo que você tenha lucro com seu trabalho. 

Continue lendo saber o que é o custo do projeto de um cliente, como ele difere do orçamento tradicional, além de um guia passo a passo para você montar um orçamento para os seus projetos. 

O que é estimativa dos custos do projeto? 

Estimativa dos custos é o documento que a empresa passa aos potenciais clientes para resumir o que ela entregará no projeto e o custo total do trabalho. Dependendo dos seus serviços, a estimativa pode envolver o tempo de trabalho, o tipo de pacote, os materiais necessários ou outros fatores semelhantes.

A estimativa precisa ser um documento detalhado, com detalhes como: 

• Mão de obra ou prestadores

• Custo dos materiais

• Impostos e taxas 

A estimativa do projeto é importante porque ele define as expectativas com o cliente sobre o que e quando você entregará e quanto custará. Ele pode ser determinante para você ser contratado, além de ser importante para o cliente incluir no orçamento geral. 

Qual é a diferença entre a estimativa do custo e o orçamento de um projeto?

A maior diferença entre a estimativa e o orçamento é que um é fixo, e o outro, não. O orçamento tem valores fixos, aprovados por todos os envolvidos no contrato. A estimativa do custo do projeto, por outro lado, é mais flexível e serve como uma previsão para o cliente. Ela pode ser reajustada e pode não incluir imprevistos, como solicitações fora do escopo do projeto ou um aumento no preço dos materiais. 

Digamos que fotógrafo de casamentos envie uma estimativa para um cliente. Ao assinarem um contrato, o fotógrafo e o cliente ficam vinculados a um orçamento, que só pode mudar em circunstâncias especiais, como um acréscimo de última hora ao cronograma.

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Quais são os tipos de estimativa do custo do projeto? 

Há três tipos de estimativa do projeto que você pode usar com seus clientes para definir o escopo geral do trabalho: estimativa aproximada, estimativa de orçamento e declaração de trabalho.

1. Estimativa aproximada

Este tipo de estimativa é baseado na suposição geral dos custos. Como um bom template, use um projeto anterior semelhante para orientar você. Um designer gráfico, por exemplo, provavelmente sabe quanto tempo ou esforço o projeto de um design de site exige. Assim, ele pode aplicar essa estimativa à maioria das solicitações como ponto de partida. 

2. Estimativa de orçamento

A estimativa de orçamento, também chamada de estimativa de parâmetros, depende de dados ou informações sobre o projeto para gerar uma leitura mais precisa sobre o projeto e os custos associados. Um designer de interiores, por exemplo, pode fazer uma estimativa de orçamento com base no número de aposentos, no estilo escolhido e na faixa de preço que o cliente decidiu para as obras de arte e os móveis.

3. Declaração de trabalho (SOW)

Declaração de trabalho é a opção mais detalhada. Seu cliente baseará o orçamento na DT, e ela geralmente precisa ser assinada como parte do contrato. A DT descreve o que e quando você deve entregar, além das taxas associadas. A DT também podem incluir um orçamento para emergências ou tarefas fora do escopo, que ocorrem durante o projeto. 

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Como calcular o custo do projeto: um guia passo a passo 

A estimativa de custo do projeto é determinada pelo cliente, pelo projeto e pela natureza da sua empresa. No entanto, apresentamos abaixo sete passos para quem nunca criou uma estimativa de projeto para um cliente antes. 

1. Descreva as funções e responsabilidades da sua equipe

Inclua informações sobre quem você é, o que sua empresa faz e quem está na equipe do projeto. Os clientes querem saber quanto vão gastar, mas também é bom você se apresentar, descreve seu método de trabalho e mostrar o seu processo na gestão do projeto. Isso gera confiança no cliente, o que pode ajudar a fechar o negócio com ele.  

2. Faça um resumo do projeto 

Alguns clientes dão uma visão detalhada do projeto e das expectativas, enquanto outros dão uma ideia geral. É importante saber o que você precisará entregar para satisfazer o cliente. Escreva um resumo que inclua as demandas do cliente, como é o sucesso e como você realizará isso. 

No cronograma do projeto, discrimine tudo o que acontecerá (rascunhos, revisões e prazos finais), uma lista dos resultados e tudo o que for relevante à gestão dos processos ou do projeto. 

3. Descubra tudo sobre o projeto

Colete o máximo de informações possível sobre o projeto para incluir na estimativa finalizada. Você pode analisar projetos anteriores para entender seu processo e sua gestão do tempo. Ao trabalhar com clientes corporativos, talvez você tenha que reunir informações sobre as partes interessadas e os líderes que aprovarão a conclusão do projeto, além de descrever os entregáveis exigidos, bem como os prazos previstos para lançamento. 

Quanto mais você souber sobre o escopo do projeto em si, mais robusta será a estimativa do projeto. 

4. Calcule o custo das tarefas e da mão de obra

Nem todos os projetos incluem mais de uma pessoa. Se você precisar de uma estimativa de custo para você como ilustrador freelancer, por exemplo, ela será, em grande parte, uma estimativa do preço do seu tempo e seus recursos. No entanto, se você administra uma pequena agência, com dois ou três ilustradores trabalhando no mesmo projeto, precisará incluir informações sobre a disponibilidade deles e quanto custará ter todos no projeto.

Tudo é flexível e depende dos recursos exigidos para concluir o projeto, mas não precisa ser complicado. Para dar aos clientes uma ideia do que esperar, liste todos os materiais necessários para concluir o trabalho, todos os que participantes do projeto e as tarefas associadas, além da taxa de mão de obra da sua equipe. 

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5. Inclua possíveis taxas extras

É importante incluir fundos extras ou de contingência na estimativa. Quando a estimativa virar orçamento, é provável que não haja espaço de manobra se ocorrer alguma emergência ou se algo custar mais do que o previsto. Adicione uma certa porcentagem (de 10% a 25% por exemplo) como item separado à estimativa do projeto, para que seu cliente inclua no orçamento dele, mesmo se acabar não usando esse montante. 

Especifique o que pode causar um aumento no orçamento — como rodadas extras de revisão, solicitações atrasadas e outras alterações no escopo dos seus serviços.

6. Calcule o custo total do projeto

Após detalhar o que é o projeto, quem vai trabalhar nele, quanto custará a mão de obra e os materiais e os possíveis custos extras ou ocultos, você poderá calcular o custo total do projeto. Não se esqueça de adicionar os impostos ou taxas de pagamento que você precise cobrar. 

7. Gere o cronograma do projeto

Você pode incluir isso no resumo ou criar uma seção própria para ele, mas é fundamental que seu cliente saiba, depois de ler a estimativa do custo do projeto, qual será o cronograma do projeto. Dê o máximo de detalhes possível sobre fases específicas; quem precisa aprovar para passar para a fase seguinte; e a data de entrega final prevista do projeto.

Exemplo de estimativa do custo do projeto 

Nesta estimativa do custo do projeto, vamos voltar ao exemplo do ilustrador. Um cliente pede para o ilustrador e designer criar 12 imagens de cabeçalho para uma série de blogs, a ser lançada na primavera. O cliente também precisará de 12 imagens para o texto principal e seis imagens correspondentes para as mídias sociais e os anúncios pagos. 

Resumo do projeto

Criar recursos visuais estáticos originais para uma série de blogs a ser lançada na primavera de 2025. Os ativos incluem 12 imagens grandes para banner e/ou cabeçalho, 12 imagens para o texto principal e seis recursos para as mídias sociais, incluindo anúncios pagos.  

Número total de recursos de imagem no projeto: 30

Custo 

Taxa do designer: US$ 75 por hora
Horas estimadas por tipo de ativo: 

• Cabeçalho: 8 horas

• Texto principal: 5 horas 

• Mídias sociais/anúncios pagos: 2 horas

Total de horas para todos os ativos: 180 horas 
Custo dos materiais: N/A
CUSTO TOTAL DO PROJETO: US$ 13,500

linha do tempo 

O projeto será lançado na primavera de 2025. Os ativos visuais serão finalizados um mês antes do lançamento. Espera-se que os ativos de imagem para o projeto do blog sejam concluídos em 10 semanas, incluindo o tempo para análise e revisão dos ativos. Os ativos serão entregues semanalmente na sexta-feira, com tempo para feedback. Os detalhes sobre o cronograma de feedback estão abaixo. 

Entregáveis

Total de ativos de imagens: 30 
Tipo de arquivo: PNG

Detalhes administrativos 

Há tempo extra incluído no cronograma do projeto para contabilizar o feedback e as revisões. Detalhes do feedback:

• Até duas rodadas de feedback. A imagem será considerada final após a segunda revisão.

• Imagens entregues semanalmente na sexta-feira, com feedback exigido na terça-feira seguinte para ser implementado até quinta-feira.

• Depois que os ativos forem aprovados pelas partes interessadas, o designer enviará os arquivos PNG finais. 

Solicitações fora do escopo: devido à natureza do projeto, solicitações fora do escopo (incluindo mais recursos de imagem) deverão ser feitas pelo menos duas semanas antes do primeiro rascunho esperado. Solicitações fora do escopo serão decididas caso a caso. 

Recomendações ao criar uma estimativa de projeto

A estimativa do custo do projeto será a base para qualquer projeto que um potencial cliente trouxer para você. Nosso guia passo a passo é importante para você passar uma estimativa sólida para o cliente, mas considere estas dicas para tirar o máximo proveito da sua estimativa.  

• Faça perguntas. Antes de montar a estimativa, entenda as metas do projeto, as partes interessadas e outros detalhes importantes. Ao fazer perguntas sobre o projeto, você demonstra seu investimento no trabalho e que quer fazer tudo da melhor maneira possível. 

• Seja detalhista. Ao ir aos detalhes do projeto — como emitir a fatura, com quem e como conversar etc. —, você mostra ao cliente que leva o trabalho a sério e garante que o projeto não estoure o orçamento. 

• Tente não presumir nada. Presumir o que você sabe que o cliente quer ver ou do que ele precisa não funcionará bem no longo prazo. Para refinar sua estimativa, é melhor ter informações concretas sobre o projeto, as demandas e os prazos. 

• Considere incorporar uma gestão formal das mudanças. Na proposta final do projeto, você pode criar um processo formal para a gestão das mudanças. Use-o para gerenciar solicitações atrasadas ou fora do escopo — descreva o prazo para avisar com antecedência, os orçamentos e outras diretrizes para os imprevistos no projeto.