Muitos novos freelancers sofrem para cobrar pelo trabalho. Nos empregos tradicionais, as informações sobre sua renda são organizadas pelo empregador: o salário são pré-determinados, o pagamento é automatizado em datas fixas, e os impostos são deduzidos automaticamente do contra-cheque. Já os freelancers são responsáveis por gerenciar cada passo desse processo. Portanto, é natural que muitos deles mal saibam por onde começar.
Este artigo descreve o básico para você administrar sua renda como freelancer: como calcular o preço dos seus trabalhos, como preencher uma fatura e como cuidar dos impostos.
Pagamento de impostos como freelancer
(Observação: as informações contidas neste guia destinam-se exclusivamente a fins informativos e não devem ser consideradas orientação fiscal. Sugerimos pesquisar as leis tributárias da sua área e consultar seu contador).
Como os clientes que contratam freelancers não recolhem nenhum dos impostos que o empregador tradicional recolheria nos seus contra-cheques, a responsabilidade de pagar os impostos como freelancer corretamente e dentro do prazo é 100% sua. Antes mesmo de começar a calcular seus preços como freelancer, é importante entender como funciona o pagamento de impostos como freelancer e como isso vai afetar seus preços.
Nos Estados Unidos, o pagamento do imposto de renda é feito uma vez por ano, certo? Para os freelancers é diferente. Se você ganha dinheiro como freelancer, o ideal é recolher os impostos quatro vezes ao ano. A maneira mais simples de fazer isso é estimar seus impostos devidos e pagar o IRS no fim de cada trimestre. Você pode até mesmo incorrer em multa se pagar seus impostos como freelancer somente uma vez ao ano. Além disso, pagar seus impostos por trimestre pode ajudar você a administrar suas finanças com maior facilidade. Pagar quantias menores quatro vezes por ano pode ser menos incômodo do que ter que se esforçar para garantir que terá dinheiro suficiente para pagar um alto valor uma vez por ano.
A forma como você vai monitorar, economizar e fazer a declaração dos seus impostos é escolha sua, mas veja aqui alguns pontos que podem ajudar você a começar:
Normalmente, recomenda-se guardar pelo menos 25% de cada pagamento que receber como freelancer para o pagamento de seus impostos trimestrais.
Monitorar a sua renda de freelancer de alguma maneira facilitará muito a tarefa de administrar seus impostos. Por exemplo, guarde todas as suas faturas pagas em um só lugar, ou utilize uma extensão de software de contabilidade para manter a organização. Alguns clientes podem enviar um formulário fiscal 1099 para você, mas não é obrigatório, por isso, não dependa de receber esse formulário e monitore seus rendimentos utilizando seus próprios métodos.
Independentemente do local onde seu negócio de freelancer está localizado, é fundamental pesquisar e seguir as exigências fiscais da sua região, pois elas podem variar de acordo com a cidade, estado, condado ou país.
Confira outros conselhos para gerenciar sua contabilidade
Como calcular seus preços como freelancer
Há muitos fatores a incluir no cálculo do que você deve cobrar como freelancer. É importante levar todos eles em consideração quando for definir suas preços iniciais. Com o tempo, você pode e deve aumentar seus preços a fim de acompanhar a inflação, seu nível de experiência e os preços de mercado da sua área.
O cálculo do seu preço inicial deve levar em conta três categorias principais: o que você precisa ganhar, o que você quer ganhar, e o que os clientes estão dispostos a pagar.
O que você precisa ganhar. Esta categoria inclui tudo o que você tem que conseguir pagar a cada mês. Pode incluir: pagamento de aluguel ou hipoteca, contas de consumo, mantimentos, despesas comerciais (como software, equipamentos ou aluguel de espaço), plano de saúde, impostos (pelo menos 25% da sua renda), e algum dinheiro para guardar. Se estiver planejando começar a trabalhar como freelancer em meio período, use essas considerações com cautela, mas não se desvalorize.
O que você quer ganhar. O padrão de conforto varia entre as pessoas mas é provável que você já saiba qual é o seu. Leve em conta os tipos de compras e atividades que você sabe que aumentam a sua qualidade de vida, além de outras compras que você deseja fazer, por exemplo, economizar para viajar ou assumir compromissos mais expressivos, como comprar uma casa ou formar uma família.
O que os clientes estão dispostos a pagar. Isto depende da demanda e do preço de mercado atual que os clientes típicos da sua área esperam pagar pelo tipo de serviço que você presta. Essa taxa pode estar em uma faixa, onde você precisaria aplicar seu discernimento e o conhecimento de suas próprias habilidades e experiência para determinar em que ponto dessa faixa de preços seu trabalho se enquadra. Pesquise as tarifas competitivas que os freelancers que atuam na sua área estão cobrando para definir um ponto de partida.
Definição de diferentes tipos de preços de freelancer
Quando tiver listado todas as suas despesas mensais (tanto as necessárias quanto as desejadas), determine qual seria o seu preço mínimo e o número mínimo de horas por mês que seriam necessários para você atingir o salário mínimo que precisa ganhar por mês para viver com conforto.
Vejamos esse problema na prática: talvez você seja um web designer cujo custo de vida seja US$ 3 mil por mês. Para trabalhar como freelancer em tempo integral, você precisará cobrar uma taxa que chegue, no mínimo, a esse valor. Aós uma pesquisa, você descobre que os web designers com sua experiência cobram cerca de US$ 75 por hora.
Para ganhar pelo menos US$ 3.000/mês, estas são as opções de preços mais comuns e como seria neste cenário:
Cobrar uma taxa por hora de US$ 75 nos projetos que você sabe que vai demorar no total pelo menos 40 horas para concluir. As taxas por hora são comuns, mas sempre confirme se está monitorando as horas que dedica a cada cliente. Alguns clientes podem questionar como você aplicou o seu tempo quando chega a hora de pagar, e é útil para a sua própria administração do seu tempo saber quanto tempo você está demorando para concluir determinadas tarefas.
Defina um preço fixo para cada um dos seus serviços que ajudaria a atingir a renda mínima que você quer. Por exemplo, se você souber que costuma demorar cerca de sete horas para criar um logotipo, você poderia cobrar US$ 600 por logotipo, sabendo que isso significa que você vai precisar ter, por mês, pelo menos cinco clientes que precisam de design de logotipo.
Acerte uma taxa de adiantamento mensal com os clientes que querem que você realize trabalhos contínuos. Além de ajudar a construir uma base de clientes estável, esta opção também pode ajudar você a atingir a sua meta de renda mínima de uma maneira mais confiável. Isso aumentaria sua possibilidade de ter mais renda e mitigaria o risco de orçar preços para outros clientes.
Por exemplo, você pode cobrar um adiantamento mensal de US$ 3.000 de um de seus clientes, sabendo que ele vai exigir de você cerca de 10 horas de trabalho por semana. Com a segurança de que a sua meta de receita mínima será atendida com aquele cliente nas 40 horas por mês, você ainda teria muito espaço para aceitar mais clientes, cobrar deles outros preços e ganhar mais do que a renda mínima mensal que deseja.
De acordo com uma Pesquisa de 2019 da Statista, cerca de 48% dos freelancers utilizam uma estrutura de preços fixos, enquanto 29% estabelecem preços por hora exclusivos e 23% utilizam uma estrutura híbrida que alterna entre valores fixos e por hora, dependendo do projeto. Independentemente da estrutura que melhor atenda você, é importante sempre cotar um valor extra de taxa de urgência para os clientes. As taxas de urgência devem ser pelo menos o dobro da sua taxa normal, pois somente seriam aplicadas a projetos que exigem entrega dentro de 24 horas ou menos.
Seja qual for sua taxa, ela é apenas uma referência. Com o aumento do público, da sua expertise e da sua reputação, você poderá aumentá-la depois.
Gestão do faturamento como freelancer
Quando tiver definido seus preços e conseguido o seu primeiro cliente, terá que estar preparado para enviar a sua primeira fatura para esse cliente. O envio de faturas é a forma mais comum de receber pagamentos como freelancer. A fatura é um documento que declara os serviços que você está realizando e o preço que o seu cliente concordou em pagar por esses serviços. Você pode então enviar essa fatura em PDF para o seu cliente ou utilizar um software de gestão de faturamento. É importante garantir sempre que as suas opções de forma de pagamento estejam claras para os clientes, para que eles saibam como pagar você corretamente.
As faturas são muito simples, mas é importante ser meticuloso sobre como você compõe a fatura como freelancer, pois é fundamental incluir os detalhes importantes para receber os pagamentos com precisão e dentro do prazo. As duas partes mais importantes da fatura são as condições de pagamento e o valor devido. Veja mais sobre isto abaixo.
Saiba como enviar faturas com a sua marca no Squarespace
Quais são as diferentes condições de pagamento da fatura?
É comum enviar uma fatura assim que você assina um contrato com o cliente ou no momento em que você conclui os serviços. A opção que você escolher dependerá das condições de pagamento que você combinar com o cliente e do tipo de tarifa que você vai cobrar. Por exemplo, se você cobrar um preço fixo ou uma taxa de adiantamento, você pode enviar a fatura imediatamente. Se você cobrar uma taxa horária, é sensato esperar para enviar a fatura quando você tiver chegado ao número real de horas trabalhadas para aquele cliente, e não uma simples estimativa.
As condições de pagamento são termos acordados entre você e o cliente sobre quando ele deve fazer o pagamento para você. Algumas das condições de pagamento comuns são:
Faturar os clientes por 100% do valor devido em uma data futura especificada. Normalmente, os freelancers estabelecem estas faturas com 30 dias corridos, ou seja, o pagamento deve ser feito 30 dias após a emissão da fatura.
Faturar os clientes por um percentual antecipado do pagamento. Dependendo do projeto e do relacionamento anterior com o cliente, os freelancers podem cobrar 50% adiantado e 50% com 30 dias corridos, ou em casos mais raros podem cobrar 100% adiantado.
Para serviços com agendamento e voltados ao cliente, tais como sessão de fotografia e de coaching e consultoria estratégica, os freelancers podem não fazer o faturamento e usar um software de agendamento on-line para cobrar pelos serviços. O Acuity Scheduling, por exemplo, organiza seus serviços e os preços deles e depois os disponibiliza em um agendador on-line no seu site ou nas plataformas sociais. Os clientes, então, fazem o pagamento no momento do agendamento via cartão de crédito.
O que deve constar na fatura de serviços freelance?
Os principais elementos da fatura de serviços freelance são:
Informações de dentificação. Inclua seu nome, endereço e informações de contato, e do cliente também, na parte superior da fatura.
Serviços. Crie itens de linha onde você vai escrever os tipos de serviços que constam no contrato e que você aceitou realizar para aquele cliente.
Seu preço. Ao lado desses serviços, indique a taxa acordada (fixa, por hora, híbrida, adiantamento) para cada um desses serviços. Se a taxa for por hora, acrescente uma coluna para indicar o número de horas que você trabalhou em cada serviço. Se pertinente, substitua sua taxa normal pela taxa de urgência ao lado dos serviços que tenham sido contratados para conclusão dentro de 24 horas.
Valor total devido. Com base nessas taxas (multiplicadas pelas horas trabalhadas, se pertinente à sua estrutura de preços), calcule o valor total que o cliente deve a você.
Data de emissão. Adicione a data de emissão da fatura para o cliente.
Data de vencimento. Marque claramente a data em que o cliente deve pagar o total da fatura sem incorrer em multa por atraso. Por exemplo, se você combinou 50% antecipado e 50% após a conclusão, marque as duas datas de vencimento. Se você combinou receber com 30 dias corridos, marque 30 dias a partir da data de emissão.
Multa por atraso. Anote a multa por atraso que você vai cobrar do cliente se não receber o pagamento até a data de vencimento combinada. Sua multa por atraso deve estar clara tanto nas suas faturas quanto nos contratos com os clientes. Se o cliente fizer o pagamento após o período acordado, você tem o direito de cobrar dele uma taxa fixa ou uma porcentagem do valor devido. Por exemplo, você poderia definir suas condições de pagamento como 30 dias corridos com uma multa de 10% por atraso se não receber o pagamento dentro de 30 dias após ter enviado a fatura ao cliente.
Confira outras recomendações para as faturas dos clientes
Recebimento correto e no prazo
Não importa como e quando você prefere receber o pagamento, cabe a você cuidar dos seus interesses e garantir o recebimento correto e dentro do prazo.
Veja aqui algumas dicas que vão ajudar você a atingir esse objetivo:
Acompanhe o tempo que você gastou em cada projeto em uma planilha ou em um software relevante. Se estiver cobrando taxa por hora, isto é fundamental, pois é a melhor maneira de comunicar esse progresso horário aos clientes. Mas mesmo que esteja cobrando uma taxa fixa, é útil você saber quanto tempo está gastando em determinados projetos ou tarefas. Se concluir que está gastando mais tempo do que o esperado, esses dados podem ajudá-lo a descobrir como aumentar seu preço ou criar uma forma de trabalho mais eficiente.
Defenda-se. Seu tempo e suas habilidades são valiosos, e você merece receber de forma justa por eles e em tempo hábil. Estabelecer expectativas em relação aos prazos de pagamento deve ser suficiente para a maioria dos clientes, mas pode haver momentos em que você vai precisar lembrar os clientes sobre as taxas de urgência e pressioná-los a pagar. Lembre-se de que se você trabalha com um cliente que não costuma fazer os pagamentos no prazo ou que não esteja pagando você, você pode encerrar o relacionamento com esse cliente.
Lembre-se de que a maioria dos freelancers aprende com a experiência. Você não está sozinho. Errar é normal, seja paciente com você e com seus clientes, e faça ajustes gentilmente quando descobrir quais métodos funcionam melhor para você. Quando tiver estabelecido as bases para definir seus preços e aprendido como fazer uma fatura, você estará preparado para começar a buscar seus primeiros clientes.