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Se você presta serviços ou gerencia projetos de longo prazo, então usa documentos como propostas, orçamentos e contratos para definir sua relação de trabalho e seus honorários.
Os documentos enviados aos clientes são uma das primeiras interações que eles têm com a sua empresa. É importante que os documentos sejam profissionais, detalhados e com a sua marca. Com um acordo claro, você transforma leads em clientes pagantes e ganha a confiança deles. No Squarespace, você cria e gerencia esses documentos para refletirem o seu site. Temos templates para propostas, orçamentos e contratos envolvidos em um projeto.
Determine quais documentos você precisa
Você precisará de diferentes documentos nos diferentes estágios do seu relacionamento com o cliente.
Proposta: dá aos clientes uma visão geral de alto nível da sua empresa e dos serviços. É sua primeira oportunidade de garantir o fechamento do negócio.
orçamento: descreve os serviços que você prestará no projeto e os custos associados.
Contrato: descreve seus termos de serviço e formaliza as expectativas e os prazos do projeto.
Criando um documento no Squarespace
Para enviar documentos para leads ou clientes no Squarespace, você precisará criar um projeto. É nele que você monitora documentos, faturas, os dados do cliente e os marcos do projeto. É possível criar um documento no painel central de qualquer projeto.
Para iniciar um documento, escolha um template e inclua o conteúdo da sua empresa. Escolhido o tipo de documento, você pode personalizar o layout, as fontes e as cores. Para combinar com o visual do seu site, crie um design personalizado ou aplique os estilos do site.
Crie a proposta de um projeto
A proposta do projeto é uma chance de você propor seus serviços a um potencial cliente e de motivá-lo com a perspectiva de trabalhar com você.É uma oportunidade de mostrar sua empresa e seus serviços.
Inclua:
Um título personalizado com o nome do cliente
Uma breve descrição da empresa
Opções de pacote de serviços com os respectivos custos
Próximos passos
Depoimentos dos clientes
Imagens de trabalhos anteriores
Perguntas frequentes
A aceitação da proposta
Ao criar a proposta, pense na prioridade ou no principal problema do seu cliente e em como você resolverá para ele. Enfatize esses serviços e vantagens para que o cliente se sinta compreendido e saiba o valor de trabalhar com você. As imagens dos trabalhos anteriores, por exemplo, podem incluir projetos com metas semelhantes.
A etapa de aceitação é opcional; se você a incluir, e o projeto for aceito, ela constituirá um acordo formal. Se a aceitação da proposta fizer parte do seu fluxo de trabalho, deixe claro aos clientes sobre o que eles estão concordando nesse estágio.
Crie o orçamento do projeto
Orçamento é um documento que descreve os serviços incluídos no projeto e o custo de cada serviço. Ele traz ao cliente uma descrição mais detalhada dos seus preços.
O orçamento do projeto deve incluir:
Um título personalizado com o nome do cliente ou do projeto
Os detalhes do pacote de serviços
A discriminação dos custos do pacote selecionado
Os complementos que você oferece
Os próximos passos para o cliente
Perguntas frequentes
A aceitação da orçamento
Recomendamos incluir a aceitação no orçamento, para você ter um registro dos serviços específicos e dos preços acordados entre você e os clientes nesse estágio. Alguns profissionais juntam os detalhes da proposta e do orçamento em um só documento para que o lead considere tudo de uma vez.
Leia o guia completo para criar uma estimativa de custos do projeto
Gere e gerencie o contrato do cliente
Normalmente, o contrato é a última etapa antes de se iniciar o projeto do cliente. Ele estabelece os detalhes dos seus serviços e os termos do acordo, além de incluir a parte jurídica sobre responsabilização e as diretrizes para a rescisão do contrato.
Recomendamos trabalhar com um profissional da área jurídica para saber o que o seu contrato deve incluir. As informações mais comuns em um contrato são:
Os detalhes do cronograma e dos custos do projeto
Os termos do acordo, incluindo os serviços prometidos
Os termos do cancelamento, do pagamento e do reembolso
A aceitação do contrato
Após enviar o documento ao cliente, você pode monitorar o status do documento. Você e o cliente serão avisados por e-mail quando o documento for enviado e aceito, e você verá o status dele no painel central dos projetos.
Confira outras ferramentas para gerenciar os clientes e seus serviços
Vantagens em gerenciar os documentos dos clientes no Squarespace
Ao criar e gerenciar os contratos na sua conta Squarespace, você centraliza o trabalho administrativo em uma só plataforma e mantém os documentos alinhados com a identidade visual da sua empresa. Com isso, você acelera o trabalho e não precisa trocar de ferramentas nem procurar os documentos.
Os templates de documento do Squarespace:
Combinam com os estilos do seu site. Por isso, você adota rapidamente um visual profissional e uniforme.
Personalizam sua comunicação. Quando tiver tudo pronto para enviar o documento ao cliente, você pode personalizar e enviar um e-mail diretamente da sua conta.
Simplificam o fluxo de trabalho. Você pode duplicar os documentos e, assim, personalizar com mais rapidez.
Enviado o documento, você pode gerenciar o restante do projeto no painel central. Considere enviar uma fatura para receber um depósito ou o pagamento à vista; ou criar marcos futuros para não perder datas importantes no projeto.
Atenção: os documentos estão disponíveis nos planos Business, Commerce Básico e Commerce Avançado.