Gerenciamento de tempo para freelancers

Quando você tiver conseguido seus primeiros clientes e inciado oficialmente a sua jornada como freelancer, é hora de garantir que a sua agenda funcione a seu favor. A gestão do tempo é fundamental para o seu sucesso como freelancer. Não administrar o seu tempo com eficácia pode levar à entrega de projetos com atraso ou incompletos, o que gera tensão nos relacionamentos com os clientes e reduz a possibilidade de você ser indicado por eles. A má administração do tempo de trabalho pelo freelancer também caminha de mãos dadas com o desequilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal, o que leva à deterioração da saúde mental e ao desgaste, que depois provoca um desempenho profissional ruim. 

A boa notícia é: sendo o seu próprio chefe, seu tempo está sob seu controle, e você tem o poder de romper com hábitos pouco saudáveis ou ineficazes de administração do tempo. Estabelecer hábitos saudáveis de administração do tempo desde o início pode ajudar o freelancer a atingir o sucesso mais adiante. De organizar uma rotina diária eficaz a estabelecer expectativas com os clientes, aprenda como você pode administrar seu tempo como freelancer e impedir o desgaste. 

Como organizar uma rotina eficaz

Uma das chaves para encontrar o equilíbrio como freelancer não está nas agendas, nas listas de prioridades nem nos problemas de produtividade. Todas essas ferramentas de administração do tempo são de fato necessárias para manter o controle de tudo o que você tem a fazer e manter a sua responsabilidade. Mas a verdadeira chave para o sucesso da administração do tempo do freelancer no longo prazo está na forma como você organiza cada dia e semana. 

Identifique e categorize suas tarefas

Tornar-se freelancer significa que você vai precisar ser multifacetado, por isso é compreensível que muitos freelancers encontrem dificuldades para encontrar tempo suficiente no dia para fazer tudo o que precisam, ou querem, fazer. O truque é começar identificando as grandes categorias de tarefas ou atividades em sua vida, depois ajustar seus horários diários e semanais para que se adéquem a elas. Essas categorias devem incluir seu trabalho como freelancer (por exemplo, trabalho com clientes, marketing, tarefas administrativas, chamadas com clientes e desenvolvimento de contatos), vida pessoal (por exemplo, afazeres, cuidados pessoais, responsabilidades familiares, socialização, relaxamento, hobbies), e seu trabalho diário atual (se pertinente). 

Mapeie seu plano diário

Quando tiver identificado esses principais componentes dos seus dias, crie um plano diário que possa acomodar todas as categorias mais amplas em sua lista e o tempo exigido por cada uma delas para ajudar você a equilibrar a sua vida. Não deve ser um cronograma detalhado que lista itens específicos em sua lista de afazeres. Ao contrário, é uma abordagem holística para cada dia que define blocos de tempo para categorias específicas e os coloca em seus horários mais otimizados do dia. 

Vamos analisar com mais detalhes esta abordagem na prática: digamos que você é solteiro, trabalha como freelancer em tempo integral, além de ser corredor com uma vida social ativa. Você acorda cedo e sabe, com base em experiências passadas, que costuma trabalhar melhor pela manhã e se concentrar melhor no trabalho com os clientes no fim do dia.

Neste cenário hipotético, seu plano de rotina diária pode ser mais ou menos assim: 

• De manhã cedo: cuidados pessoais e corrida

• Manhã: trabalho do cliente

• Meio dia: intervalo pessoal

• Tarde: tarefas de marketing e administrativas

• Fim da tarde: chamadas com clientes e desenvolvimento de rede de contatos

• Início da noite: tarefas pessoais

• Noite: socialização e relaxamento

Quando você tiver esse plano definido, ficará fácil detalhar ainda mais cada dia com os itens específicos da sua lista de afazeres que são necessários para ajustarem-se em cada bloco de tempo categorizado. A partir daí, você pode expandir esse plano e criar uma variante para cada dia da semana. Por exemplo, talvez às segundas, quartas e sextas-feiras você corra pela manhã, antes de começar a trabalhar, enquanto nos outros dias você medite em vez de correr. Ou talvez você saiba que precisa de mais tempo para o trabalho do cliente durante toda a semana e menos tempo para ligações, então você muda suas tarefas no final da tarde a cada dois dias. 

Este processo pode ajudar a identificar o que você mais valoriza no seu trabalho e na sua vida pessoal, assim como quando você se sente mais produtivo e presente em cada atividade ao longo do seu dia e da semana. Ajuda também a minimizar as frequentes trocas de tarefas, aumentando o seu foco durante cada bloco de tempo do seu dia. 

Encontre liberdade e segurança na rotina

O objetivo deste exercício não é criar rotinas que se pareçam rígidas e limitadoras. O objetivo é encontrar liberdade e segurança nas rotinas que funcionam melhor para o seu estilo de vida específico. Criando limites e equilíbrio no que diz respeito à forma como você emprega o seu tempo, é mais provável que você consiga manter-se presente e reduzir o esgotamento. Manter uma rotina pode ajudar a criar hábitos na sua memória muscular mental que treinem você melhor permitindo que se concentre mais completamente na categoria de tarefas para as quais você reservou tempo, e use menos tempo para se preocupar se você deveria estar fazendo algo mais naquele momento. Isto faz uma grande diferença não só em como você se concentra no trabalho, mas em como você pode vivenciar plenamente a sua vida pessoal.

Respeito ao seu próprio tempo e energia

Mesmo com a rotina mais bem planejada, a vida e o trabalho são imprevisíveis, portanto, é inevitável que em alguns momentos a sua agenda seja afetada e o esgotamento se instale. A maneira como você vence estes períodos determina o nível de eficácia com que você pode vencer o esgotamento e retomar seu caminho. 

Tudo começa com você respeitando o seu próprio tempo e energia, exatamente como está no momento, sem julgamento nem desculpas. Faça a si mesmo algumas perguntas fundamentais: 

• Você tem assumido mais responsabilidades profissionais ou pessoais do que aquelas que você pode manter de forma realista? Considere os itens que você pode realmente recusar e pratique dizendo não com mais frequência aos projetos e planos que não vão agregar valor para você. 

• Quando foi a última vez que você reservou um horário para sua folga? Mesmo que isso signifique apertar um pouco as finanças, tire um dia, um fim de semana, ou mesmo uma semana inteira ou mais de folga. O tempo livre para recarregar as baterias vai beneficiar a sua saúde e energia de maneira geral. Com isto você poderá se apresentar de forma mais plena para si mesmo e para seus clientes quando você retornar. 

• Você marcou uma folga, mas depois acabou trabalhando mesmo assim porque teve que resolver alguns problemas que pareciam urgentes? Da próxima vez, marque um horário de folga e mantenha-o, independentemente de qualquer coisa. Se você não respeitar o seu próprio tempo, é menos provável que seus clientes respeitem. Sempre comunique aos clientes quando for tirar um tempo de folga prolongado para estabelecer expectativas, e depois mergulhe totalmente no tempo que passar longe de todos os aspectos do trabalho como freelancer. 

Se você está esgotado porque está trabalhando meio período além do seu trabalho diário atual, pode ser útil estabelecer uma meta de quando você vai parar de trabalhar como freelancer ou deixar seu trabalho diário atual e trabalhar como freelancer em tempo integral. Saber que há um fim definido para os malabarismos que você tem que fazer para equilibrar ambos os trabalhos pode ajudar a administrar sua saúde mental e a identificar oportunidades de equilíbrio nesse ínterim. 

Definição de expectativas com os clientes

Ao organizar e respeitar o seu tempo, também é importante definir expectativas junto aos clientes sobre sua disponibilidade e capacidade. Quanto às expectativas do cliente, há duas áreas principais para abordar: o escopo do projeto do cliente e sua disponibilidade como freelancer. 

Como escapar das solicitações dos clientes que estão fora do escopo

Você pode vir a trabalhar com clientes que pedem mais do que o que foi acordado no escopo do projeto no seu contrato. Por exemplo: se você é designer gráfico e concordou em entregar três variações do logotipo, mas o cliente solicita mais duas variações, é hora respeitar o seu tempo, lembrar o cliente sobre o acordado no contrato e, dependendo da sua disponibilidade, recusar educadamente ou solicitar um adendo ao contrato e uma compensação por essas entregas extras. 

Ir além do escopo acordado sem nenhuma compensação extra pode gerar ressentimento e isto pode afetar o seu relacionamento com aquele cliente. Além disso, se de repente você tiver mais trabalho na sua lista do que planejou, isto pode desequilibrar a sua agenda, afetar seu trabalho com outros clientes e levar ao esgotamento. 

Como administrar as expectativas de disponibilidade

A maneira mais simples de garantir que os clientes saibam quando você está disponível é abrir o jogo sobre o seu horário de trabalho no início do relacionamento com o cliente. Lembre-se de que você controla a sua própria agenda, portanto, se você consegue resolver bem todos os seus projetos de freelancer trabalhando somente das 8 da manhã às 4 da tarde, de segunda a quarta-feira, basta esclarecer isto para os clientes nos primeiros contatos. Você pode até mesmo indicar no contrato que estará disponível por e-mail somente em determinados horários. Se você treinar os clientes para que não esperem uma resposta sua fora desses dias e horários, você não se sentirá obrigado a quebrar seus próprios limites no que diz respeito ao equilíbrio entre o seu trabalho e a sua vida pessoal. 

Outro jeito simples de administrar o seu tempo com os clientes é estabelecer quando eles podem agendar um telefonema com você. Digamos que você só atende como freelancer à tarde. Você pode usar um agendador on-line como o Acuity Scheduling para fixar sua disponibilidade somente nos horários convenientes a você - das 13h às 16h da tarde nas segundas, quartas e sextas-feiras, por exemplo. O app de agendamento mostrará apenas esses horários aos clientes como opções de agendamento. Assim, você não se preocupa com clientes agendando um telefonema inesperado enquanto você está ocupado com outras coisas ou com sua vida pessoal. 

O agendador on-line também normaliza o agendamento on-line para os clientes. O gerenciamento de telefonemas dos clientes fica muito mais fácil quando eles se acostumam a usar apenas o agendador on-line, seja por um link que você envia diretamente para eles ou pelo agendador integrado no seu site. Com o Acuity Scheduling, você pode até mesmo estabelecer um intervalo entre os telefonemas durante os horários disponíveis e, assim, evitar um longo bloco de telefonemas seguidos. Esse recurso fixa automaticamente um intervale de 5 a 10 minutos entre os telefonemas, dando tempo para você se alongar, se hidratar e se preparar para o telefonema seguinte.

É possível criar um cronograma que funcione para você e o livre do esgotamento à espreita com uma combinação de todas estas técnicas de administração do tempo de freelance. Se você é novo no ramo de freelancer, leia o nosso guia completo sobre como ser um freelancer.