Como gerenciar o estoque da sua loja on-line

Ao criar uma loja on-line, é importante ter uma estratégia clara no gerenciamento de inventário de eCommerce. 

Inventário são todas as mercadorias físicas que você coloca à venda. Gestão do inventário é o processo de organizar e controlar as mercadorias à medida que elas avançam na cadeia de suprimentos. No eCommerce, a estratégia de gestão do inventário garante que você tenha produtos físicos disponíveis, entre o pedido e o fechamento da venda, a fim de processar a transação. 

Quanto bem-feito, esse sistema de gestão de inventário mantém o nível do estoque de acordo com a demanda dos produtos. Além disso, ele minimiza os custos da estocagem, melhorando o retorno do investimento (ROI). 

O sistema de gestão e de análise dos dados do inventário garante que as vendas e as devoluções não passem despercebidas, além de facilitar a auditoria do que você tem.

Decidindo como estocar o inventário

São dois os principais métodos de estoque do inventário: 

1. Fornecedores externos para estoque na fonte ou impressão por demanda

2. Estocagem e armazenagem do seu inventário

Trabalhando com fornecedores externos

Você pode contar com fornecedores de estoque na fonte e de impressão por demanda para fazer vendas on-line sem ter um inventário. Este método corta os custos de aluguel e de manutenção de um local de processamento do inventário, o que diminui os custos iniciais. 

O estoque na fonte e a impressão por demanda também são mais flexíveis do que você mesmo gerenciar o inventário, pois você não precisa aumentar seu local de trabalho à medida que sua empresa cresce.

Dito isso, confiar em fornecedores externos também tem desvantagens. As duas principais são:

1. Não ter visibilidade dos produtos. Você precisa confiar na gestão do armazém externo quanto ao controle de qualidade e do monitoramento do inventário. Prepare uma estratégia para atender o cliente caso dê algo errado durante o processamento ou o envio do pedido. 

2. Os processamentos com um fornecedor externo geralmente são mais caros. Compare os custos ao montar uma estratégia de envio e processamento. No caso de uma pequena empresa com volume de compra menor, o melhor talvez seja começar por conta própria.

O Squarespace oferece diferentes ferramentas de estoque na fonte e de impressão por demanda para você começar a gerenciar o inventário da sua empresa de eCommerce. 

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Gerenciamento do próprio armazenamento do inventário

As vantagens de você controlar o inventário podem superar as desvantagens, pois você tem mais controle sobre a qualidade dos produtos. 

O tamanho necessário para o espaço de armazenagem depende do tamanho dos produtos, dos tipos de produto e das quantidades que você precisa estocar em um determinado momento. 

Se você vende produtos grandes ou precisa manter muitos produtos em estoque, talvez seja necessário comprar ou alugar um depósito em outro local. Você pode ser criativo nas opções: alugue um estúdio e reserve um espaço para o estoque; use um cômodo na sua casa; Ou procure uma empresa de armazenagem com taxas mais baixas do que um depósito. 

Você também precisa considerar as condições ambientais de onde vai armazenar os itens do inventário, principalmente no caso de produtos que precisam ser armazenados numa temperatura específica. 

Gerenciamento do inventário

São três os principais aspectos na solução em gestão do inventário:

1. Organização

2. Previsão

3. Auditoria 

Use esses sistemas principais para facilitar o fluxo de trabalho do processamento e da gestão dos pedidos. Ao registrar todos os itens acima, você também cria relatórios mais confiáveis de inventário e de vendas.

Organização do inventário

Ao criar um sistema para organizar o inventário, vale a pena focar quatro prioridades: 

1. Categorização

2. Validade

3. Conveniência

4. Organização

Comece definindo as categorias dos produtos que você vende. Depois, agrupe itens semelhantes. Numa loja de roupas e acessórios, por exemplo, você pode estocar todas as roupas em uma seção, as joias em outra seção, e assim por diante. Dentro de cada categoria, organize os produtos por subcategorias, como variantes de cores de um mesmo brinco. Se você vende um produto em tamanhos diferentes, organize por tamanho também. 

Para ter um inventário sempre novo, há um método conhecido como “primeiro a entrar, primeiro a sair” (FIFO). E organiza os produtos mais antigos na frente, e os novos mais atrás. Esse método é importante principalmente para quem vende produtos perecíveis, como alimentos ou maquiagem, pois minimiza a chance de você acabar ficando com produtos vencidos. Mesmo para quem não vende produtos perecíveis, esse método garante que nenhum item fique nas prateleiras por muito tempo. 

Em seguida, organize por conveniência: identifique e armazene os itens mais vendidos o mais próximo possível da estação de processamento. Talvez você tenha que retirar esses itens das categorias mais gerais e criar uma seção só para os mais vendidos; ou organizar as categorias para que os mais vendidos fiquem na frente de cada seção. Dessa forma, você tem mais eficiência no processo de processamento. 

A organização é a peça final na organização do inventário. Ao manter organizado o espaço de armazenagem não só preserva a qualidade dos produtos e das embalagens, como você fica de olho nos níveis baixos de estoque e vê onde há espaço disponível quando chegam novos produtos. 

Previsão do inventário

Na gestão do inventário, "previsão de inventário" é um método que evita escassez ou excessos no inventário. Ele também é chamado de previsão de demanda - quando se usam vários fatores para prever o que os clientes vão querer adquirir de você em seguida. 

A mais importante ferramenta de previsão de estoque é o software de gestão do inventário, que faz coisas como analisar os dados das vendas. Também é bom considerar fatores como tendências sazonais e o momento de usar o marketing ao prever a demanda. 

Analise os pedidos anteriores dos clientes, além das tendências e do marketing, para decidir quanto repor cada produto. Essa quantidade mínima possível para evitar produtos esgotados se chama "ponto de reposição". 

O software de gestão do inventário avisa quando o inventário fica abaixo desse ponto de reposição. 

Digamos que você venda blusas feitas à mão. Pelos dados históricos das vendas e as tendências sazonais, você tende a vender cerca de 15 blusas tamanho médio todos os meses de setembro a março. Essa média aumenta para 30 blusas por mês em novembro e dezembro (antes do fim do ano) e diminui para apenas cinco por mês de abril a agosto. 

Nesse exemplo, o melhor é atualizar o ponto de reposição com base na sazonalidade do produto. O ponto de reposição pode ser 10 unidades em setembro, 20 unidades em novembro e apenas três unidades em maio. 

Porém, assim que o inventário dos suéteres ficar abaixo das 10 unidades em setembro, como saber quantos suéteres encomendar? Fixe um nível máximo de estoque para cada produto, a fim de também automatizar essa parte do inventário. 

Por exemplo: o nível máximo de estoque do suéter pode ser 20 em setembro. Os níveis máximos de estoque reduzem o risco de você criar estoque morto - ou seja, um produto que você estocou demais, mas não consegue mais vender, normalmente por estar desatualizado. No exemplo, as blusas de Ano-Novo de anos anteriores seriam considerados estoque morto. 

Ao fixar os pontos de reposição e os níveis máximos de estoque, inclua um prazo de entrega nas estimativas. Prazo de entrega é a janela entre o pedido de reposição ao fornecedor e o recebimento do novo estoque. Se o pedido não for para pronta-entrega, o processo envolve a gestão da cadeia de suprimentos. Para cumprir o prazo dos pedidos, crie um prazo de entrega para todos os seus materiais e o tempo de criação.

Auditoria do inventário

Auditoria do inventário é quando a empresa faz a contagem física de cada unidade do inventário para confirmar se ele corresponde às quantidades reais no software de gestão do inventário. Mesmo com o melhor software de gestão de inventário, é comum que o inventário seja extraviado, danificado ou inserido incorretamente no sistema. Por isso, é prática recomendada realizar auditorias regulares.

É útil agendar as auditorias do inventário. É fácil perder um produto ou repassar incorretamente os números para o software, principalmente quando se tem um estoque amplo, vários locais de estoque ou um período de processamento ou de devolução particularmente cheio.

As auditorias conferem a contagem física em relação ao registro digital e mantêm os itens em ordem. Além disso, elas auxiliam no processo de reposição, pois mostram se você ficou abaixo do ponto de reposição de um produto sem que o sistema registre essa quantidade.

Há diferentes maneiras de auditar o inventário. Um método comum é fazer a contagem completa do inventário no fim do ano ou em cada trimestre, normalmente durante a declaração do imposto de renda.

Uma alternativa útil é realizar contagens cíclicas: escolha uma categoria diferente a cada semana para contar e comparar com a quantidade registrada. Dessa forma, você faz auditorias contínuas e evita a inconveniência da auditoria de fim de ano.

As auditorias também mantêm o controle de qualidade do inventário. Como se vendem itens perecíveis? No método FIFO, é fácil checar as datas de validade na frente do seu inventário. Você vende itens frágeis? As auditorias regulares garantem que nenhum desses produtos tenha sido danificado por acidente. 

Configuração do software de gerenciamento de inventário de eCommerce

No eCommerce, o software de gestão do inventário deve ser o ponto central de toda gestão do inventário. Esse software sincroniza o inventário em várias vitrines; ou seja: você enxerga os níveis do inventário em tempo real em lojas on-line como o Squarespace Commerce e qualquer um dos principais mercados on-line - tudo em um painel. 

Muitas ferramentas incluem até a capacidade de criar códigos de barras para os produtos. A leitura de códigos de barras deixa a contagem dos produtos mais eficiente e menos manual, minimizando erros.

O Squarespace Commerce inclui uma ferramenta de importação de produtos que facilita a importação do inventário de outros marketplaces on-line para sua loja Squarespace. Dessa forma, os clientes fecham a compra onde encontram seu produto.

Seja qual software de gestão de inventário você usa para otimizar suas operações, delegue a uma só pessoa a supervisão das operações de gestão do inventário. O gerente de inventário deverá ter uma visão completa dos níveis do estoque e do inventário; e deve estar preparado para criar processos para receber o estoque, auditar o inventário e gerenciar o painel do software de inventário.

Esta publicação foi atualizada em 15 de março de 2023.