Declaração do IR para pequenas empresas nos EUA: como se preparar

A época da declaração do IR é cansativa para os pequenos empresários. Como empresário, entendo as pressões de gerenciar operações, buscar o crescimento e garantir a conformidade com as regulamentações tributárias, tudo de uma só vez. Sou Shahar Plinner, CEO e fundador da Formations, uma plataforma de gestão financeira para profissionais autônomos e pequenos empresários.

A boa notícia é que, com a abordagem correta, a declaração do IR fica menos estressante. Você pode até aproveitar para entender melhor as finanças da sua empresa.

Confira algumas dicas e considerações importantes para você se preparar com confiança para a declaração do IR nos Estados Unidos.

Atenção: este conteúdo foi criado em colaboração com a Formations. Ele traz uma visão geral da declaração do IR exclusivamente nos EUA e, por ter fins informativos, não deve ser tratado como aconselhamento financeiro nem jurídico. Para orientação personalizada, recomendamos falar com um profissional tributário.

Principais considerações na declaração do IR para pequenas empresas

Conhecendo alguns detalhes importantes sobre sua empresa e suas finanças, você saberá o que é exigido de você e quando. Além de conhecer a natureza da sua empresa e os requisitos da declaração, você deve monitorar os prazos importantes, as deduções e as mudanças na legislação tributária da sua região.

1. Conheça a natureza da sua empresa e os requisitos da declaração

O primeiro passo é entender a estrutura da sua empresa e as obrigações fiscais dela. Seja para um autônomo, LLC, sociedade ou corporação, cada tipo de pessoa jurídica ou opção tributária tem os próprios requisitos e prazos.

Autônomo e LLC

• Quem são: indivíduos que estão abrindo uma empresa, operando uma empresa de baixo risco ou buscando o mínimo de burocracia

• Requisitos da declaração: preencher o Schedule C junto com a declaração do IR pessoal (Formulário 1040).

• Principais considerações: você pagará imposto como autônomo (cobrindo a Previdência Social e o Medicare) sobre todos os ganhos líquidos.

LLC e sociedade com mais de um membro

• Quem são: empresas com dois ou mais proprietários que querem compartilhar os lucros e responsabilizações sem formar uma corporação

• Requisitos da declaração: preencher o Formulário 1065 (Declaração de Receita da Sociedade), com o lucro líquido repassado aos sócios via Schedule K-1.

• Principais considerações: cada sócio declara sua participação na renda, além de deduções e créditos da sociedade no IR de pessoa física.

Corporação S (S-Corp)

• Quem são: autônomos em tempo integral ou pequenos empresários que buscam reduzir os impostos sobre o trabalho autônomo, distribuir lucros estrategicamente e operar em uma estrutura corporativa formal

• Requisitos da declaração: preencher o Formulário 1120-S (declaração do IR de uma Corporação S nos EUA). Distribuir os ganhos e perdas aos acionistas via Schedule K-1.

• Principais considerações: os proprietários devem ter um “salário razoável” (sujeito a imposto na folha de pagamento) e podem receber renda extra como distribuição dos lucros, não sujeitas ao imposto sobre trabalho autônomo.

Corporação C (C-Corp)

• Quem são: empresas maiores ou startups com capital de risco que buscam reinvestir os lucros ou aproveitar a alíquota do imposto corporativo de 21%

• Requisitos da declaração: preencher o Formulário 1120 (declaração do IR corporativo nos EUA).

• Principais considerações: diferente das Corporações S, as Corporações C sofrem dupla tributação — no âmbito corporativo e novamente quando os lucros são distribuídos aos acionistas como dividendos ou salário.

Sendo claro sobre a natureza da sua empresa, você cumpre os prazos corretos e envia os formulários exigidos.

2. Conheça o cronograma dos pagamentos

Diferente dos funcionários tradicionais, que têm o imposto retido na folha, os pequenos empresários geralmente devem pagar um imposto estimado a cada trimestre. Esses pagamentos cobrem o imposto de renda e o imposto sobre o trabalho autônomo, que inclui a contribuição para a Previdência Social e o Medicare.

Prazos trimestrais do pagamento dos impostos

Marque no calendário as seguintes datas. Se a data cair em um fim de semana ou feriado, você tem até o próximo dia útil para pagar.

• 15 de abril

• 15 de junho

• 15 de setembro

• 15 de janeiro (do ano seguinte)

Dica: para não pagar menos e evitar multa, procure pagar pelo menos 90% da sua obrigação fiscal esperada para o ano ou 110% da obrigação fiscal do ano anterior.

Prazos anuais da declaração do imposto

Além dos pagamentos trimestrais, confira os principais prazos fiscais anuais para o pequeno empresário:

• 15 de março: imposto para entidades "pass-through", como Corporações S (Formulário 1120-S) e sociedades (Formulário 1065).

• 15 de abril: IR de pessoa física (Formulário 1040); Schedule C para autônomos e LLCs com um só funcionário; e Formulário 1120 para Corporações C.

Prorrogação dos prazos para declaração 

A prorrogação dos prazos pode lhe dar um tempinho para respirar, rever tudo para garantir a precisão e juntar todos os documentos exigidos. Ela também pode facilitar o fluxo de caixa e o planejamento da aposentadoria, pois é possível fazer uma contribuição para o ano anterior com a renda do ano vigente.

• Prorrogação para empresas: o prazo vai para 15 de setembro para Corporações S, sociedades e Corporações C (Formulário 1120).

• Prorrogação para pessoas físicas: o prazo vai para 15 outubro; inclui autônomos e LLCs com apenas um funcionário.

No entanto, em qualquer um dos casos, o prazo para pagamento do imposto não muda.

3. Aproveite as deduções

As deduções fiscais são uma das vantagens de administrar uma empresa. Elas podem reduzir a renda tributável e, consequentemente, sua obrigação fiscal geral. As deduções mais comuns são:

• Despesas com escritório em casa: parte dos custos de aluguel, serviços essenciais ou manutenção da casa para quem trabalha em casa

• Refeições de negócios: refeições com clientes ou sócios, com algumas limitações

• Custos iniciais: os custos para abrir uma empresa; até US$ 5 mil no primeiro ano

• Serviços profissionais: taxas contábeis, jurídicas ou de consultoria

• Milhagem: a milhagem padrão para uso comercial do veículo ou despesas reais como gasolina, seguro e revisão

• Depreciação acelerada: cobre alguns ativos de negócios, como equipamentos e máquinas. Você pode deduzir uma parte maior do custo no primeiro ano de uso

Guarde todos os registros e notas fiscais para comprovar essas deduções no caso de auditoria.

4. Atenção para as mudanças na legislação tributária

As leis tributárias estão sempre mudando, e até uma pequena alteração, como atualizações na milhagem padrão ou na dedução das refeições de negócios, podem afetar a declaração. Para se antecipar, consulte regularmente fontes confiáveis, como o site do U.S. Internal Revenue Service, e trabalhe com um profissional da área tributária para sempre aproveitar as oportunidades mais recentes e ficar dentro da lei.

Aqui, conversar com outros pequenos empresários também é útil. Sua rede pode compartilhar atualizações e recursos recomendados.

Recomendações para uma declaração tranquila

Mantendo tudo organizado durante todo o ano, você reduz o trabalho na hora de fazer a declaração. Ture uma hora a cada duas semanas para cuidar dessas tarefas fiscais e contábeis. 

1. Organize seus registros

Crie um sistema claro e organizado para os registros importantes. O armazenamento pode ser digital ou físico, mas veja sempre se os registros estão completos.

• Registros de renda: faturas, notas fiscais, contratos e extratos bancários

• Registros de despesas: notas fiscais, cheques cancelados, extratos do cartão de crédito e um registro detalhado das despesas dedutíveis, como milhagem e viagens

• Formulários fiscais: 1099 (para a renda vinda de clientes); W-2 (se você tiver funcionários); e K-1s (para sociedades e Corporações S)

• Registros da folha de pagamento: se você tem funcionários ou é dono de uma da Corporação S, inclua os relatórios da folha de pagamento, o W-2 enviado para os funcionários e o Formulário 941 (declaração trimestral da folha de pagamento).

Para simplificar a gestão dos registros e deixar tudo facilmente acessível, considere usar um software de contabilidade na nuvem. Com isso, você otimiza seu tempo ao declarar o imposto e tem tudo pronto no caso de auditoria.

2. Monitore e categorize as despesas

Nem todas as despesas são criadas da mesma forma; por isso, é essencial categorizá-las adequadamente para solicitar as deduções. As categorias mais comuns são publicidade, viagens, material de escritório e serviços essenciais. Mantendo essas categorias ao longo do ano, você otimiza seu tempo na hora de declarar o IR.

Seja preciso ao registrar as despesas ao longo do ano, além de usar sempre as categorias.

3. Separe as finanças pessoais das finanças da empresa

Se você usa uma conta pessoal para as transações da sua empresa, vale a pena abrir uma conta bancária só para a empresa. Isso facilita o controle das despesas e cria uma distinção clara, o que simplifica a declaração do imposto e reduz o risco de erros e a vulnerabilidade em possíveis auditorias.

Onde buscar orientação

A declaração do IR é cansativa, mas você não precisa fazer isso sozinho. Além de trabalhar com um profissional tributário, tanto o Governo quanto grupos de pequenas empresas podem oferecer recursos. As sugestões abaixo vale apenas para os EUA, mas pode haver algo semelhante em outros países.

1. Assistência profissional

O contador ou consultor fiscal pode fazer mais do que garantir a conformidade. Ele também descobre oportunidades de economia que você talvez não conheça, além de ajudar você a tomar decisões estratégicas para sua empresa.

Na Formations, nos especializamos em trabalhar com profissionais autônomos para otimizar seus impostos, agilizar os processos financeiros e maximizar a economia. Seja para estruturar sua empresa como Corporação S ou monitorar os pagamentos trimestrais do imposto, nossa equipe de experts financeiros simplifica sua declaração e prepara você para o sucesso.

2. Taxpayer Advocate Service (TAS)

O Taxpayer Advocate Service (TAS) é um recurso gratuito e independente dentro do IRS que orienta os contribuintes nas questões tributárias complexas. Se você está com a restituição atrasada, teve problemas na auditoria ou precisa resolver um pagamento, a TAS pode ajudar.

Como acessar o TAS:

• Acesse o site do Taxpayer Advocate Service para saber mais e conferir o endereço do TAS na sua região.

• Ligue para o número gratuito: 1-877-777-4778.

3. Small Business Administration (SBA)

A Small Business Administration (SBA) é um recurso fantástico para autônomos e pequenos empresários. Ela oferece uma ampla gama de ferramentas e suporte na declaração do IR e na gestão dos negócios em geral.

Principais recursos da SBA:

• Aconselhamento gratuito: graças à rede de Small Business Development Centers (SBDCs), mentores SCORE e Women's Business Centers, você tem acesso a aconselhamento personalizado, inclusive com orientação fiscal.

• Workshops e treinamentos: a SBA realiza webinars e eventos com tópicos como contabilidade, estratégias fiscais e planejamento financeiro.

• Acesso ao capital: saiba mais sobre as opções de financiamento, como empréstimo para pequenas empresas, que ajudam no fluxo de caixa durante a época da declaração do IR.

Tenha confiança na próxima declaração do IR

A época da declaração do IR não precisa ser cansativa. Para a maioria das famílias, basta juntar entre 10 a 12 documentos: os Formulários W-2 e 1099, os extratos hipotecários e as notas fiscais para as deduções. Mesmo com demandas mais complexas, como o relatório K-1 ou FBAR, ter um plano claro acelera bastante o processo.

Para começar, faça uma lista de os documentos que você precisa, organize um por um e envie para o seu contador. Isso não só serve para cumprir o prazo como para ter clareza sobre suas finanças e se preparar para o sucesso no longo prazo. Na hora de declarar o IR, você precisa estar confiante, organizado e pronto para crescer.