Sete recomendações para faturas (com exemplos)

Toda interação com os clientes é uma oportunidade de estreitar seu relacionamento com eles - e isso inclui o processo de pagamento. Ao oferecer um processo tranquilo e transparente no pagamento, você se mostra profissional e passa uma boa impressão a todos que trabalham com você. 

Além dos detalhes básicos que toda fatura deve ter (como o serviço prestado e os dados do cliente), também há maneiras de melhorar a experiência do cliente e simplificar seu fluxo de trabalho. Confira sete recomendações e exemplos de fatura para você começar.

1. Use um design claro

O ideal é sua fatura ser adaptada à sua empresa e marca; porém, o mais é importante que o cliente compreenda claramente o que você quer informar. Ao usar as fontes ou cores da sua marca, confirme se ainda fica fácil encontrar e ler os detalhes importantes, como o prazo para pagamento e os preços.

Um jeito simples de incluir sua marca na fatura sem "sujar" o design é adicionar seu logotipo. Assim, você personaliza o documento sem sacrificar a clareza.

Aprenda a criar um logotipo

2. Crie um fatura detalhada e precisa

Inclua na fatura tudo o que os clientes precisam saber, de modo a minimizar a confusão e limitar as perguntas que você precisa responder ao processar as faturas. A fatura deve indicar claramente (ou disponibilizar um link para) detalhes sobre:

• Nome do cliente e os dados para contato

• O nome da sua empresa e os dados para contato

• Número da fatura

• Data de emissão da fatura

• O serviço prestado ao cliente

• Preço (discriminado para cada serviço)

• Impostos, taxas extras e descontos

• Valor total devido

• Termos do pagamento

• Data de vencimento

• Políticas de atraso ou de inadimplência

Ao facilitar a localização dessas informações na fatura, você deixa tudo às claras com os clientes. Além disso, os detalhes e instruções transparentes facilitam o pagamento.

Confira dicas para fixar as tarifas para seus serviços

3. Envie a fatura na hora certa

É melhor enviar a fatura logo após prestar ou entrega o serviço ao cliente. Com isso, você recebe o pagamento antes e diminui as chances de você se esquecer de emitir a fatura.

Além disso, envie a fatura bem antes da data de vencimento do pagamento. Dependendo do seu setor, é bom que os clientes tenham um prazo razoável para pagar você. Em alguns setores, o prazo comum varia de alguns dias a uma semana; em outros setores ou clientes corporativos, 30 dias é o período mais aceito.

4. Facilite o pagamento

Opções simples e conhecidas de pagamento trazem flexibilidade aos clientes e os asseguram de que os dados de pagamento deles estão em segurança. Vincule sua ferramenta de emissão de faturas a um processador de pagamentos como Stripe, PayPal e Square; ou dê outras opções de pagamento digital. 

Se você tem encontros presenciais com os clientes, é possível cobrar no ato com um leitor de cartão de crédito ou via link móvel seguro. Ao usar um processador de pagamentos que exige menos dados na finalização da compra, fica mais rápido e fácil para o cliente pagar a fatura.

5. Trabalhe com políticas de pagamento transparentes

Com políticas transparentes e seguidas à risca, os clientes sabem o que esperar; e você, como pequeno empresário, garante seu tempo de trabalho e o fluxo de caixa. A fatura deve incluir os detalhes sobre:

• Como pagar

• As formas aceitas para pagamento 

• Multas por atraso ou falta de pagamento

• Taxa de cancelamento ou de não comparecimento

• Os pagamentos agendados (se você parcela)

• Como entrar em contato com dúvidas

Siga à risca os termos para pagamento sempre que surgir um problema com a emissão da fatura. Porém, saiba que os termos só valem valiosos quanto postos em prática.

Confira mais dicas sobre como administrar uma empresa de prestação de serviços

6. Automatize a emissão da fatura e a nota fiscal

Uma ótima ferramenta de agendamentos pode automatizar o processo de emissão das faturas e agilizar o trabalho de monitorar e enviar manualmente cada pagamento. O Squarespace envia e monitora as faturas e controla os lembretes e as notas fiscais dos pagamentos. 

Se você também usa o Acuity Scheduling para gerenciar os calendários, também é possível automatizar o gerenciamento das sessões. Você pode fixar sua disponibilidade e deixar que os próprios clientes agendem, reagendem ou cancelem com você. O Acuity envia automaticamente um e-mail para confirmar o agendamento e possíveis alterações; e para lembrar os clientes sobre um horário marcado.

Caso queira acompanhar um caso específico, você pode ver e gerenciar as faturas on-line, mas o software de emissão de faturas cuida de todo o resto.

7. Conecte-se com os clientes

Todo o processo de emissão de faturas e de pagamentos faz parte do atendimento e suporte ao cliente. Porém, dar um toque pessoal pode ajudar muito a fidelizar o cliente. Pode ser algo bem simples, como incluir uma mensagem de agradecimento em cada fatura. Ou adicione um código de desconto às faturas após um determinado número de sessões.

Mesmo nas faturas automatizadas, vale a pena incluir um agradecimento ao cliente, incentivando-o a entrar em contato com dúvidas ou a deixar uma avaliação sobre sua empresa. Esse detalhe humaniza uma comunicação que, de outra forma, seria mais um passo na transação. 

Exemplo de fatura ao cliente

O software de emissão de faturas tem templates para você criar uma fatura profissional, que inclui os principais detalhes do cliente. Porém, é sempre útil ter uma referência para saber como os outros empresários lidam com esse processo. Confira um exemplo que você pode consultar e personalizar.

Atenção: o exemplo a seguir é para fins educacionais e não serve como aconselhamento jurídico ou financeiro.

Esta fatura mostra bem:

• O nome da empresa e os detalhes para contato

• Os dados para contato do cliente

• Número da fatura

• Data da fatura e data de vencimento

• Os serviços e preços discriminados, incluindo o imposto sobre vendas

A dona da empresa também incluiu uma simpática mensagem pessoal no topo da fatura. Na fatura digital, é possível incluir qualquer informação extra sobre as formas e políticas de pagamento no corpo do e-mail que vai para os clientes; ou deixe um link para o local no seu site onde essas informações estão.