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Uma das melhores ferramentas para automatizar todo o processo de agendamento é criar um formulário básico de admissão de clientes. Se você precisar de mais informações quando os clientes agendarem com você, automatize e personalize os formulários de admissão para aumentar a eficiência no processo.
Juntos, o site Squarespace e o Acuity Scheduling oferecem formulários eficientes e personalizáveis. Você pode personalizar totalmente os formulários de acordo com a sua empresa e, assim, ter todas as informações para oferecer a melhor experiência aos clientes. Por exemplo:
Os estilistas podem aceitar o upload de imagens inspiradoras dos clientes.
Um coach de vida pode perguntar sobre as metas de curto e de longo prazo.
Um cuidador de pets pode solicitar o endereço residencial aos clientes.
1. Decida o que perguntar
Comece fazendo uma lista do que você deseja saber sobre os clientes. Por exemplo:
A data do aniversário (para você enviar um cupom)
O nome do pet
Se ele tem alergia a algo
Documentos que você precisa que eles carreguem; e outros
Foque os detalhes que melhorem a experiência deles e que agilizem todo o processo.
Em seguida, agrupe as perguntas com base nos tipos de sessão. Por exemplo: um faz-tudo pode ter perguntas para quando alguém agendar (“Qual é seu endereço?”) e outras específicas para o serviço em si ("O local tem torneiras para eu usar minha mangueira?"). Cada grupo de perguntas será um formulário separado, que você pode atribuir a tipos de agendamento específicos.
No Acuity, o processo de agendamento sempre solicita o nome, número de telefone e endereço do cliente. Para coletar mais informações ou criar um formulário para cada tipo de sessão, crie um formulário personalizado e adicione ao fluxo do agendamento.
Saiba como a dona de um salão usa formulários personalizados
2. Crie um formulário para os novos clientes
Você pode precisar criar uma lista separada para os novos clientes, com perguntas irrelevantes aos clientes antigos. Um acupunturista, por exemplo, pode querer saber se o cliente já fez acupuntura antes. Já um personal trainer pode querer saber os objetivos gerais do condicionamento físico do cliente. Ou você pode querer saber como o cliente encontrou sua empresa.
Talvez seja útil criar um tipo de sessão apenas para novos clientes. Depois disso, crie um formulário que inclua as perguntas voltadas para novos clientes e disponibilize sempre que o tipo de sessão para novos clientes for agendado.
Dependendo de como sua empresa funciona, você pode realizar uma sessão típica com o novo cliente ou oferecer uma primeira sessão específica para novos clientes. Um terapeuta pode precisar de uma sessão mais longa e, assim, abordar os objetivos do cliente e as modalidades preferidas. Já uma academia pode oferecer uma consulta gratuita de 30 minutos que inclui um resumo das aulas disponíveis e um tour pelo local.
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3. Pense na apresentação
Em seguida, decida como as perguntas devem ser apresentadas aos clientes. Após os campos do nome e os dados para contato, as demais perguntas podem ser agrupadas em seções? Um fotógrafo de casamentos, por exemplo, pode dividir o formulário de agendamento em seções para perguntas básicas, detalhes do casamento, histórico do casal e estética preferida.
Os usuários do Acuity podem usar essas decisões para orientar os campos de título e de descrição nos novos formulários. Como o título e a descrição aparecem acima das perguntas do formulário, cria-se uma quebra visual separando o formulário personalizado dos campos de nome, número de telefone e endereço de e-mail. Para criar um visual minimalista para sua marca, deixe esses campos vazios - isso cria um fluxo contínuo de perguntas.
O calendário e os formulários de agendamento podem ser integrados ao seu site. Com isso, você pode ajustar o estilo a página de acordo com as cores e fontes da sua marca. Além disso, fica mais fácil para potenciais clientes saberem mais sobre você e seus serviços e passarem para a página de agendamentos.
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4. Crie o formulário e decida quando disponibilizá-lo
Montada a estrutura básica dos formulários de admissão, você pode criá-los anexar a diferentes tipos de sessão. Ao dar um nome e uma descrição ao formulário, comece com essas informações. Em seguida, adicione as perguntas para os clientes.
Para agendamentos automatizados, deixe o calendário disponível em uma página exclusiva para ele no seu site. A partir daí, você pode personalizar a página de acordo com sua marca e deixar qualquer informação extra relevantes aos clientes antes de agendarem com você, como a política de cancelamento. Dependendo do seu software de agendamentos, você pode anexar diferentes formulários de admissão a cada tipo de agendamento.
Os usuários do Acuity podem usar o campo “Mostrar este formulário ao agendar” para selecionar quais tipos de sessão terão quais formulários. Após clicar em "Salvar formulário" ou "Salvar pergunta e formulário", o novo formulário será publicado no agendador.
5. Veja as respostas dos clientes
O Acuity adiciona automaticamente as respostas dos clientes aos detalhes da sessão agendada. À medida que a sessão se aproxima, abra os detalhes dela para conferir as respostas e preparar a sessão.
Você sempre pode ajustar os formulários ao longo do tempo. Se surgirem perguntas ou detalhes em comum nas reuniões com os clientes; ou se você faz a mesma pergunta nas sessões, geralmente é sinal para adicioná-las aos formulários. Quanto mais você se preparar no processo automatizado de integração dos clientes, mais produtivo será o seu valioso tempo com eles.
Pronto para automatizar o agendamento das suas sessões?