Como criar um site para um evento

Seja ao organizar um encontro com os colegas fora do trabalho ou uma reunião íntima para os amigos, um site de eventos é ótimo para orientar os convidados. Alguns acham que um site assim deixar esses eventos casuais com ar oficial; já outros até usam o site para promover uma marca. E tem quem aprecie a capacidade de receber insights sobre o público ou a venda de ingressos e produtos em um só lugar. 

Seja como você escolher usar seu site, trate-o como um anúncio. O site de eventos visa a divulgar um evento e, o mais importante, fazer com que as pessoas compareçam. Ao criar um novo site de eventos, siga esta cartilha para começar. 

Vantagens de criar um site para seu evento 

O objetivo final de todo site de eventos é divulgar o evento, mas também realizar duas coisas valiosas: 

1. Disponibilizar informações básicas, como data, hora e local

2. Motivar as pessoas a se cadastrarem ou comprarem o ingresso 

Quanto mais você investir na criação do site, mais se aproveitará dele. Para as empresas, ele pode trazer benefícios reais como:

• Awareness da marca: o site de eventos aumenta a importância do evento, pois divulga para mais pessoas. Ao criar uma design baseado na sua identidade visual, você fortalece o vínculo dele com sua empresa.

• Clientes informados: o site de eventos informa os convidados. Você pode publicar atualizações à medida que os detalhes mudam, e há muito espaço para divulgar eventos, atividades, pautas e assim por diante. 

• Informações sobre o público: sabendo como os visitantes interagem com seu site, você pode responder às demandas deles. Use os dados para identificar o que está funcionando (quais eventos são mais procurados etc) e onde há espaço para melhorias. 

• Oportunidades de patrocínio: mais do que divulgar um evento, o site de eventos expõe as pessoas envolvidas. Use os dados do seu site para reforçar sua proposta e convencer os patrocinadores de que vale a pena apoiar o evento. 

• Melhor comunicação: uma página de perguntas frequentes pode otimizar o tempo tanto para você quanto para os convidados. As perguntas frequentes evitam o incômodo de procurar os fatos, e você passa menos tempo respondendo aos e-mails. As pessoas também gostam quando o anfitrião reserva um tempo para tirar dúvidas.

Comece um site de eventos em cinco passos

Seja ao criar um site simples para um evento em particular ou um site permanente para eventos ou retiros regulares, há algumas peças-chave a incluir no design do site. Confira os passos para começar. 

1. Selecione um construtor de sites ou adicione uma página a um site já pronto 

Uma maneira rápida de colocar seu site em funcionamento é usar um construtor de sites. Uma plataforma sólida conta com templates ou outras ferramentas que orientam o seu design. A maioria também cuida de detalhes técnicos, como hospedagem e segurança na web.

Confira outros motivos para usar um construtor de sites: 

• Ferramentas de gestão de eventos: as ferramentas integradas de RSVP ou de emissão de ingressos simplificam o cadastro on-line e facilitam o monitoramento do número de participantes e de detalhes como restrições alimentares. 

• Web design pronto: planejar o design do site pode demorar, principalmente para quem não tem recursos nem sabe como fazer. Os templates prontos geralmente já vêm com os recursos de que você precisa para o evento. Ou você pode usar uma ferramenta como o Kit de Design Squarespace com IA para criar um site personalizado em poucos minutos. 

• Pacote completo: com a ferramenta certa para o site, você pode gerenciar todos os aspectos da divulgação do evento em um só lugar. Em vez de usar plataformas diferentes para fazer os cadastros, receber os pagamentos e enviar as atualizações, você otimiza seu tempo se fizer tudo isso em uma só conta.  

2. Decida entre criar uma página de destino ou um site 

Você quer que o site do seu evento deixe uma ótima primeira impressão. Mas precisa ser um site completo? 

Para relembrar, página de destino é uma página separada que vende ou explica seus produtos ou serviços. Ela é ideal para divulgar um projeto avulso, é mais fácil de criar e exige menos manutenção. O site, por outro lado, conta uma história mais completa. Você pode dar os detalhes sobre os palestrantes e os tópicos, além de apresentar vários eventos. 

Se você já tem um site, talvez seja melhor adicionar uma página a ele. No fim das contas, o que importa é a vida útil do evento: quanto maior ou mais longo for o evento, mais espaço você precisará para ele. Quanto menor for, menor será o espaço necessário. 

Considere estes fatores ao decidir entre uma página de destino e um site.

• Duração do projeto: quanto tempo durará o evento? É um evento avulso, ou algo que você organizará no longo prazo, talvez toda semana ou mês? Quanto mais longo e complexo for o evento, maior a chance de você precisar de um site para explicá-lo. 

• Interação com os usuários: saber como as pessoas devem usar o site também pode ajudar na decisão. O objetivo é estabelecer sua presença on-line? Ou simplesmente divulgar o evento? Nesse último caso, a página de destino é ideal, por ser focada e simples. 

• Construção de marca: se a meta do site é estabelecer sua marca, é provável que você precise de um site. Ele oferece mais espaço para você explorar os tópicos em profundidade, contar sua história e se posicionar como expert. 

3. Inclua os recursos essenciais 

Agora que o site do evento está funcionando, é hora de adicionar os recursos e os detalhes certos. Os elementos a seguir podem ajudar muito o site: 

• Informações principais: os detalhes básicos do evento, como data, hora e local, devem estar claros na página inicial. Recomendamos colocar essas informações no topo da página, onde os usuários acessam o site pela primeira vez. Se o evento for virtual, não deixe de anunciar qual plataforma você usará e de dar instruções claras sobre como fazer login. 

• Descrição do evento: uma breve descrição mostra o que esperar e incentiva os cadastros. Crie uma descrição clara e concisa, com um forte apelo à ação, para estimular a venda dos ingressos ou o cadastro. 

• RSVP ou compra de ingressos: facilite a visualização das opções ou dos níveis de cadastro; e disponibilize o registro, a confirmação da presença ou a compra do ingresso em todo o site.

• Imagens de qualidade: fotos iluminadas e focadas não só são boas de se ter como aprimoram a experiência dos usuários. As imagens também ditam o clima e posicionam a marca, o que diferencia os eventos. 

• Página de perguntas frequentes: ela turbina a SEO do site. Ao incluir as palavras-chave relevantes, seu site pode aparecer em buscas específicas, melhorando sua classificação. Além disso, uma página estratégica de perguntas frequentes contém links para outras páginas do site, ajudando os buscadores a indexarem seu conteúdo. 

• Design otimizado para a versão móvel: as pessoas adoram os sites responsivos e fáceis de navegar e passam mais tempo neles. Melhor ainda se eles tiverem um esquema de cores e uma tipografia que não cansem os olhos. 

• Links para as mídias sociais: dão às pessoas um motivo para continuar interagindo com sua marca. Considere deixar uma prévia dessas mídias onde fizer sentido. 

• Dados para contato: transparência gera confiança e mostra aos convidados que você criar uma experiência positiva. Por isso, é bom disponibilizar um endereço de e-mail, um formulário para contato e/ou um número de telefone para as pessoas entrarem facilmente em contato com você. 

4. Divulgue seu site 

Agora que você terminou de criar seu site, é hora de divulgar. Confira algumas formas comprovadas de divulgar seu evento. 

• Marketing de conteúdo: seja no blog, nas transmissões ao vivo ou em um vídeo de teaser, inclua conteúdo interessante ao seu site e disponibilize ao público — essa é uma maneira fácil de manter as pessoas interessadas. 

• Hashtags: nas plataformas sociais como Instagram e Twitter, as hashtags permitem que qualquer pessoa acompanhe um evento. O segredo é incentivar outras pessoas a divulgar e a incluir em outras publicações ao participarem do seu evento, a fim de incentivar o cadastro para os próximos eventos. 

• Concursos: são uma ótima forma de chamar a atenção das pessoas. Organize o sorteio de ingressos grátis ou passes VIP, e você certamente aumentará o alcance do seu evento. 

• E-mail marketing: uma mensagem elaborada e adaptada ao público certo também pode ser eficaz. Use uma linha de assunto que vá direto ao ponto, e os convidados certamento abrirão e continuarão lendo. 

• Anúncios pagos: ao organizar um evento maior, talvez seja bom usar anúncios segmentados para chegar a mais pessoas. Para manter as pessoas envolvidas, você pode testar uma combinação de formatos, como anúncios em vídeo ou anúncios gráficos. Além disso, muitas plataformas de publicidade têm ferramentas para você monitorar o que está funcionando. 

5. Mantenha os participantes atualizados

O evento pode ter terminado, mas, agora que você conquistou seu público, é bom mantê-los envolvidos, para despertar o interesse em eventos futuros. Isso pode gerar leads e, ao mesmo tempo, trazer mais informações sobre o público. 

Acima de tudo, isso mantém seu site atualizado com o conteúdo que os visitantes desejam ver. Uma publicação no blog ou um e-mail com os destaques do evento pode direcionar os leitores de volta ao seu site. Lá, você pode publicar fotos e vídeos para download que as pessoas talvez divulguem on-line. 

Quanto mais você divulgar, mais pessoas responderão, o que pode criar uma comunidade leal. Com essa comunidade estabelecida, você estará mais bem posicionado para sediar seu próximo evento.