Como criar um site de reservas profissional

Se você é instrutor de fitness e agenda aulas; é consultor e agenda reuniões com clientes; ou é fotógrafo e gerencia as sessões, um sistema de agendamento on-line pode transformar como você administra sua empresa. Um site apenas para agendamentos não só otimiza seu tempo como oferece uma opção profissional e simples para seus clientes, além de estabelecer sua marca.

Neste guia, abordaremos os passos essenciais para criar um site de agendamentos que converta visitantes em clientes e, ao mesmo tempo, ofereça as ferramentas para você gerenciar sua agenda.

1. Escolha um nome para o domínio e uma plataforma para o site

Nome do domínio é o endereço digital. Ele deve ser marcante, combinar com seus serviços e ser fácil de soletrar. Ao escolher um domínio, inclua palavras-chave relacionadas à sua empresa ou ao nome da sua empresa para que os clientes encontrem você online.

Quanto ao construtor de sites, procure um que já venha com recursos de agendamento ou faça a integração tranquila com uma ferramenta.As melhores plataformas oferecem ótimos recursos de agendamento e, ao mesmo tempo, garantem a o bom funcionamento na versão móvel, já que muitos clientes agendam pelo celular.Outros recursos da plataforma, como ferramentas profissionais de e-mail marketing para comunicação com clientes, ferramentas de blog e integrações para emitir faturas e receber pagamentos ajudam você a administrar sua empresa em um local centralizado. 

O Squarespace trabalha com o Acuity Scheduling para trazer uma solução completa para o seu site e os agendamentos, tudo em um só lugar. Com o Acuity integrado à sua conta Squarespace, você pode editar o site, gerenciar os agendamentos e pagamentos e se comunicar com os clientes, com tudo padronizado até os detalhes.

2. Defina os tipo e detalhes das sessões

Antes de criar o site, esclareça quais tipos de agendamento você oferecerá. Isso forma a base do sistema de agendamentos. Pense nos serviços que você prestará; na duração de cada tipo de sessão; se as sessões terão durações diferentes durações; se haverá opções de pacote; e o intervalo entre as sessões.

Se você é massagista, por exemplo, pode oferecer sessões de 30, 60 e 90 minutos com um intervalo de 15minutos entre os clientes. Um consultor de negócios pode fazer uma ligação inicial, sessões de estratégia e reuniões de implementação, cada uma com durações e preços diferentes.

3. Defina sua disponibilidade

Montar a disponibilidade corretamente é crucial no sistema de agendamentos. Crie uma agenda personalizada para diferentes dias da semana; reserve os dias de férias ou outros períodos indisponíveis; deixe um intervalo entre as sessões; e organize o dia por tipo de sessão, como consultas pelo telefone de manhã e sessões com os clientes à tarde.

Essa personalização estrutura seu dia de trabalho para você maximizar a produtividade. Dá até para alocar diferentes tipos de sessões em horários específicos do dia, para você evitar a constante mudança de contexto que pode te esgotar.

No início, alguns empresários bloqueiam alguns horários para que aos potenciais clientes achem que a demanda é alta. Isso pode criar ansiedade ou dar a confiança para a pessoa agendar, mas a tática não vale para todos. 

4. Crie seu site com a conversão em mente

O design do site deve orientar os visitantes naturalmente a marcarem um horário. Templates personalizáveis e construtores de sites com AI são um ótimo ponto de partida, mas é bom personalizar os elementos de acordo com a identidade da sua marca. Use uma paleta de cores e fontes que combinem com a personalidade da sua marca e que agradem ao seu público-alvo.

Crie um design sóbrio e profissional, que passe confiança e guie naturalmente os visitantes para o agendamento. Posicione estrategicamente os botões de agendamento em todas as páginas; crie uma navegação clara para os clientes acharem rapidamente as informações; e capriche na versão móvel para as pessoas agendarem.

Lembre-se de que o site é sua vitrine digital, e a impressão visual que ele causa pode ser tão importante quanto os serviços que você oferece. O site de agendamentos deve fazer os potenciais clientes reconhecerem que sua empresa é legítima. No Squarespace, você também pode personalizar o texto, o layout, a fonte e as cores nos e-mails e documentos dos clientes de acordo com a identidade visual do seu site, garantindo a padronização e aprimorando seu profissionalismo.

5. Crie as páginas essenciais

O site de agendamentos com uma página pode funcionar para empresas mais estabelecidas, mas a maioria dos prestadores de serviços se beneficia de ter várias páginas importantes. Pense no site como uma base para que clientes atuais e potenciais conheçam sua empresa. Inclua páginas que respondam às dúvidas sobre sua empresa, aumentem a confiança na sua experiência e diferenciem você.

• Página inicial: deve apresentar uma visão geral dos seus principais serviços, uma introdução convincente sobre você e o botão "Agendar agora" em destaque. 

• Serviços e preços: crie uma página de serviços com uma descrição detalhada do que você oferece e dos custos associados; ou dê detalhes sobre como obter preços personalizados. Essa é a oportunidade de enfatizar seu valor e orientar os visitantes para os serviços certos.

• Marcação de horário: na página de serviços ou em outra separada, inclua um calendário de agendamentos incorporado para que os clientes possam agendar e gerenciar as sessões. Esse também é um bom lugar para deixar um link para as políticas de cancelamento e de reembolso.

• Quem sou: inclua uma página sobre você — apresente seu histórico, as qualificações e a abordagem do seu trabalho. 

• Página para contato: adicione uma página com formas alternativas de entrar em contato, como um formulário personalizado e suas contas nas mídias sociais. Você também pode incluir aqui as perguntas frequentes.

Cada página deve incluir chamadas para ação claras que direcionem os visitantes ao seu sistema de agendamentos. Deixe os depoimentos dos clientes nas páginas importantes, como na dos seus serviços e na página inicial, para dar uma prova social de clientes satisfeitos que incentivem outros a agendarem. 

6. Integre seu sistema de agendamentos on-line

Agora é hora de implementar a funcionalidade real do agendamento. Com o Squarespace e o Acuity Scheduling, você pode incorporar uma ferramenta de agendamentos ao seu site. Adicione um bloco de agendamentos e personalize para combinar com a estética do seu site. 

Vincule seu sistema de agendamentos aos seus perfis nas redes sociais, seja com um link ou com um botão de agendamentos, para que os usuários agendem com você enquanto navegam.

As empresas que usam o Acuity Scheduling otimizar bastante tempo—até 5 horas por semana, de acordo com uma pesquisa com usuários. São quase 11 dias extras por ano que você pode dedicar ao crescimento da empresa em vez de gerenciar as sessões.

7. Personalize os campos do formulário de agendamentos

O formulário de adesão coleta informações essenciais dos clientes. Considere os detalhes necessários antes de cada sessão, como informações básicas para contato (nome, e-mail, telefone), perguntas específicas relacionadas às demandas do cliente e quaisquer instruções de preparação. Os provedores de saúde e bem-estar podem precisar da ficha médica ou de um formulário de liberação; Já os prestadores de serviços criativos podem querer ver as metas ou referências do projeto.

O formulário personalizado pode deixar uma primeira impressão forte e profissional nos clientes. Com os detalhes importantes em mãos, você pode entregar uma proposta de projeto que assegure o negócio ou oferecer um serviço mais personalizado durante a sessão.

Concilie entre coletar as informações necessárias e manter o formulário gerenciável — o excesso de campos pode incomodar os clientes e reduzir a taxa de conclusões. Considere criar um formulário personalizado para cada tipo de sessão, deixando apenas as perguntas mais relevantes para cada serviço.

Consulte nosso guia e exemplos de formulário de admissão

8. Crie lembretes e avisos automatizados

O não comparecimento com hora marcada custa tempo e receita. O lembrete automatizado reduz bastante as sessões perdidas: 89% das empresas relataram uma redução drástica no número de não comparecimentos após a implementação do sistema de lembretes. Esses lembretes também dão aos clientes um ponto de referência rápido sobre o que esperar ou preparar antes de encontrarem você. 

Crie um e-mail de confirmação para enviar imediatamente após a agendamento, com links para as políticas importantes e formas de gerenciar as sessões, se necessário. Em seguida, crie lembretes por e-mail ou mensagens por texto para enviar de 24 a 48 horas antes da sessão. Eles devem detalhes sobre como se preparar para a reunião ou o que esperar. Automatize as mensagens pós-sessão para agradecer o tempo despendido, pedir feedback ou informar as próximas etapas.

Você pode personalizar o conteúdo e o horário dos lembretes em diferentes tipos de sessão. Essas comunicações automatizadas mantêm os clientes informados e os ajudam a lembrar do compromisso. 

9. Integre opções de pagamento

Dependendo do modelo de negócios, é possível exigir um depósito, o pagamento total no agendamento o ou pagamento no ato do serviço. Decida sobre sua política de pagamento. Ela varia de acordo com suas preferências ou as normas do setor. Os salões de beleza geralmente oferecem agendamentos gratuitos com pagamento no ato do serviço. Já um fotógrafo de casamento pode exigir um depósito parcial ou pagamento à vista antes de entregar as fotos finais. 

O pagamento no agendamento pode reduzir o não comparecimento e melhorar seu fluxo de caixa. De acordo uma pesquisa do Squarespace, 84% das empresas que aceitam depósito no agendamento relatam menos cancelamentos e não comparecimentos.

Vincule uma ferramenta de pagamentos e use várias formas de pagamento, para conveniência do cliente. Opções familiares nas quais os clientes confiam, como carteiras digitais, cartões de débito e crédito ACH, podem deixá-los mais confortáveis em trabalhar com você. Não se esqueça de enviar a nota fiscal e os e-mails de confirmação automáticos.

10. Estabeleça políticas claras e lance seu site

Antes de entrar em operação, crie e publique políticas claras que salvaguardem você e seus clientes. Políticas bem elaboradas para cancelamentos, reembolsos e reagendamentos não só protegem sua empresa como passam confiança e transparência aos seus clientes.

A política de cancelamento deve abordar quando os clientes podem cancelar sem penalidade (geralmente com aviso prévio de 24 a 48 horas); quais são penalidades para o cancelamento tardio (como cobrança integral, taxa de 50% ou taxa fixa) e quaisquer consequências no caso de não comparecimentos repetidos. Considere implementar a "regra de três" nos cancelamentos habituais; e descreva claramente o que acontece em circunstâncias inesperadas, como doença ou emergência. Não se esqueça de especificar o que acontecerá se você precisar cancelar — exemplo, dar prioridade à remarcação ou o reembolso total.

A política de reembolso deve incluir quais formas de reembolso estão disponíveis, onde elas podem ser processadas, quais comprovantes são necessários e os prazos de processamento. Considere oferecer uma garantia de satisfação, com etapas claras para solicitar reembolso ou correção dentro de um prazo (como 14 dias) após a conclusão do serviço.

Esclareça também as expectativas em relação ao reagendamento, tanto para você quanto para os clientes. Especifique uma janela para quando os reagendamentos serão aceitos e defina as etapas de como fazer isso. Se precisar reagendar, avise o mais rápido possível, personalize a mensagem, dê alternativas com as próximas etapas claras e agradeça a flexibilidade dos clientes.

Deixe essas políticas visíveis durante o processo de agendamento e inclua-as nas confirmações de agendamento. Ter um registro oficial dos comunicados é incrivelmente valioso para sua empresa.

Quando estiver com tudo pronto para lançar, teste todo o fluxo de agendamentos e, em seguida, divulgue seu site de agendamentos nos seus canais sociais, na assinatura do e-mail e nos cartões de visita. Considere fazer uma promoção especial para incentivar seus primeiros agendamentos.

Gerencie o site de agendamentos após o lançamento

O trabalho não termina com o lançamento. Monitore como os clientes interagem com seu sistema de agendamentos e faça os ajustes necessários. Monitore quais serviços são mais procuras; observe qualquer abandono no processo de agendamento; colete feedback sobre a experiência de agendamento; e atualize regularmente sua disponibilidade.

Ao estabelecer um bom sistema de agendamentos, você pode voltar a atenção para o self-marketing para aumentar os agendamentos. Use ferramentas de marketing, como mídias sociais e e-mail marketing, para ficar na mente dos potenciais clientes, enviando atualizações regulares sobre a empresa e compartilhando seu trabalho. Se você tiver tempo, considere desenvolver uma estratégia de marketing de conteúdo ou avalie a otimização para buscadores no seu site, para facilitar a descoberta nos buscadores e nas buscas locais. 

O site de agendamentos não é só um calendário de sessões — é uma ferramenta vital que continua a evoluir com seus serviços e as demandas dos clientes. Segundo esses passos, você criará um site de agendamentos que não só simplifica a gestão da sua agenda como cria uma experiência profissional e de marca que transforma os visitantes em clientes fiéis.