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Empresários que trabalham com hora marcada passam um tempo com os clientes; portanto, a experiência do cliente tem papel importante no fechamento de uma venda. Então, como garantir uma experiência satisfatória ao agendar um horário?
Além de pessoalmente, você pode agendar e gerenciar as sessões por:
O email
Telefone
Convite no calendário
Plataforma de reunião
Software de agendamentos
A opção mais conveniente para você e seus clientes é um software de autoagendamento que se integre ao seu site. Com o melhor software de agendamento, você presta um ótimo atendimento ao seu cliente e administra sua empresa com mais eficiência.
Escolha um software de agendamento
O software de agendamento automático é a melhor opção para pequenas empresas, pois libera tempo e recursos para você. Você monta sua disponibilidade, e os próprios clientes podem agendar um horário. Dessa forma, vocês combinam um horário que funcione para os dois sem precisarem trocar e-mails e telefonemas.
Um excelente software de agendamento on-line também deve se vincular ao e-mail, telefone, calendário e plataforma de reuniões do cliente. Em vez dos envios manuais, os lembretes e convites de calendário aparecem automaticamente.
A chave para escolher o software certo para sua empresa se resume à funcionalidade necessária para fazer a base do seu cliente crescer. Além do autoagendamento, procure recursos como:
Opções de design que incluam cores e logotipos da sua marca.
Fluxos personalizáveis de integração e acompanhamento para que seus clientes se sintam acolhidos antes e depois da reunião com você.
Várias opções de renda, como a venda de pacotes tipo "pague quanto quiser" acompanhada da sessão normal.
Acesso ao app para você gerenciar as sessões e os pagamentos dos clientes em qualquer lugar.
Saiba mais sobre como escolher o software de agendamento para sua empresa
Recomendações nos agendamentos on-line
Sempre dê as informações necessárias para que os clientes se sintam confortáveis em agendar com você. Pense no básico de que você gostaria de saber antes de agendar com uma empresa como a sua. Confira a seguir como deixar os novos clientes à vontade para agendarem com você.
Deixe clara a identidade da sua empresa. A melhor forma de vincular uma plataforma de agendamentos à sua empresa é incorporar o agendador diretamente no seu site. Com isso, fica fácil de os visitantes aprenderem mais sobre você e voltarem para agendar. Mas não custa nada personalizar o agendador também; para manter a marca fortemente associada, adicione seu logotipo e ajuste o plano de fundo e as cores do texto.
Faça uma lista clara dos detalhes da sessão. Adicione todos os tipos de sessão que você oferece e a descrição de cada um. Dessa forma, os clientes selecionam a melhor opção para eles.
Disponibilize os preços dos agendamentos. Inclua os preços dos seus serviços para que os clientes conheçam as opções que mais combinam com as metas e o orçamento deles. Se o preço variar, fixe um preço mínimo ou uma faixa de preço.
Inclua a duração das sessões. Deixe claro quanto tempo cada reunião ou serviço dura.
Disponibilize sua política de reembolso e de cancelamento. Uma política clara de cancelamento e reembolso salvaguarda você e os clientes. Inclua o prazo para cancelar, as taxas e quaisquer outras políticas.
Como aproveitar ao máximo sua ferramenta de agendamentos
Delegue a maior parte das tarefas administrativas ao seu sistema de reservas. Configure as automações de acordo com as recomendações para agendar clientes. Com isso, você fica tranquilo sabendo que os clientes estão sendo bem atendidos mesmo quando você não trata diretamente com eles.
Confira algumas maneiras de agilizar o processo e, ao mesmo tempo, prestar um serviço de primeira linha ao cliente.
Configure pagamentos e depósitos automáticos
Reduza você mesmo o tempo gasto com os faturamentos e o processamento dos pagamentos. Use um processador de pagamentos como Stripe, Paypal ou Square para aceitar pagamentos e depósitos.
Além disso, para não perder uma venda, você pode cobrar um adiantamento ou reter os dados do cartão de crédito. Em uma pesquisa com usuários do Acuity Scheduling, 84% deles afirmaram que cobrar um adiantamento reduziu o número de não comparecimentos e cancelamentos. Afinal, é mais provável que os clientes cumpram com o compromisso, e você ainda é pago mesmo que eles cancelem no último minuto.
Confira mais dicas para reduzir o não comparecimento
Inclua o formulário de admissão no processo de agendamento
Dependendo da natureza da sua empresa, é útil coletar informações do cliente antes da primeira sessão. Em vez da longa troca de e-mails ou de telefonemas, crie e envie automaticamente um questionário personalizado de admissão.
O Acuity cria um formulário personalizado de admissão para cada tipo de sessão que você oferecer. Em seguida, você pode incluir esse formulário no processo de agendamento on-line ou enviá-lo automaticamente assim que um cliente agenda.
Você talvez até receba respostas melhores dos clientes, que terão mais tempo para preencher o formulário.
Personalizar os e-mails por tipo de sessão
Personalizar o visual dos e-mails de agendamento é uma forma simples de estreitar o relacionamento com os clientes. Comece com um template do acervo para adiantar os detalhes importantes; em seguida, use cores e imagens personalizadas ou um tom mais pessoal.
Esse toque pessoal faz você se destacar nas caixas de entrada dos clientes, além de lembrá-los do motivo para trabalharem com você. Também é uma ótima forma de interagir com os clientes, mesmo quando não é você enviando cada e-mail.
Confira exemplos de e-mail ao cliente
Envie um lembrete automatizado de agendamento
Os lembretes por texto diminuem o risco de o cliente perder a sessão. De acordo com a nossa pesquisa, seus clientes têm 89% mais chances de comparecer à sessão se receberem um lembrete automático por e-mail ou por mensagem. Um singelo lembrete próximo ao horário marcado pode ser muito eficaz.
Conheça as recomendações para os lembretes por texto
Facilite o agendamento on-line
Quanto mais fácil for marcar um horário ou aula com você, mais provável que as pessoas façam isso. Para que novos clientes descubram e agendem seus serviços, deixe sua agenda acessível em todos os lugares em que você tenha uma presença profissional.
Confira alguns lugares (além do site da sua empresa) para você disponibilizar seu agendador.
Mídias sociais: um link para sua página de agendamentos facilita para potenciais clientes agendarem enquanto navegam. Adicione o link à sua página de link na bio para facilitar o acesso. O Acuity Scheduling vincula seu calendário diretamente ao seu perfil.
E-mail dos clientes: adicione um link para agendamentos à sua assinatura nos e-mails da empresa e ao rodapé de todas as newsletters e no e-mail marketing. Esse link mantém você na cabeça do cliente e pode incentivar o agendamento.
Cartão de visita: inclua, nos seus cartões de visita, um link para seu site ou página de agendamentos. Os cartões físicos são um bom lembrete para os potenciais clientes retornarem um contato seu. Crie um link fácil de ler e de soletrar.
Local físico: se você tem um local físico, use um cartaz para incentivar os clientes a agendar. Considere criar um código QR personalizado que leve o cliente diretamente à página de agendamentos - assim, basta escanear o código e agendar com você.
Esta publicação foi atualizada em 18 de abril de 2023.