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A maioria dos pequenos empresários e empreendedores autônomos escreve cada e-mail do zero. É um instinto compreensível: é o toque pessoal que atrai e mantém os clientes. Com tantas horas gastas com esses e-mails, você fica sem tempo para se dedicar à sua empresa. E, começando cada mensagem do zero, fica mais difícil padronizar o processo e monitorar os detalhes importantes.
Os templates profissionais de e-mail otimizam seu tempo e preservam sua voz autêntica. Seja para contatar potenciais clientes, manter o contato após as reuniões ou confirmar um pedido, o template certo comunica sua mensagem de forma clara e eficaz. Este guia inclui templates para situações comuns de negócios, com dicas para personalizá-los de acordo com suas demandas específicas.
Por que os templates de e-mail profissionais são importantes
O e-mail mostra aos clientes o ser humano por trás da empresa. Templates prontos para usar em situações comuns ajuda você de várias maneiras.
Otimizam seu tempo. Os templates dão um ponto de partida para você responder rapidamente sem prejudicar a qualidade.
Padronizam a marca. Os templates mantêm o mesmo tem em todos os e-mails, facilitando o reconhecimento da identidade da marca.
Reduzem os erros. Templates pré-escritos e editados evitam erros de digitação ou mensagens pouco claras, que podem tirar o tom profissional.
Atraem respostas melhores. E-mails claros e focados têm mais chance de chegar aos resultados que você quer, seja agendar uma reunião, confirmar uma venda ou pedir informações.
Diminuem o estresse. Saber o que dizer em cada situação facilita a comunicação e lhe dá mais disposição para cuidar das outras partes da sua empresa.
Quando feitos com esmero, os templates de e-mail passam confiança, demonstram profissionalismo e solidificam seus relacionamentos profissionais.
Os 11 templates de e-mail essenciais para pequenas empresas
Estes templates abrangem as situações mais comuns que você encontrará na sua empresa. Lembre-se de adaptar cada um à voz da sua marca e às suas demandas específicas. É importante ser profissional, mas o tom pode ser mais informal com os clientes do que os mostrados abaixo. Escolha uma versão e depois salve a cópia ou automatize as mensagens mais comuns para deixar o envio dos e-mails mais rápido e simples.
1. Contato frio ou introdução
Quando usar: ao entrar em contato pela primeira vez com um potencial cliente, parceiro ou contato da rede
Assunto: [Nome do contato intermediário] me sugeriu contactar você OU Uma breve pergunta sobre [tópico específico]
Olá, [Nome],
[Contato intermediário] mencionou que você tem interesse em conversar sobre [tópico/serviço/colaboração].
Eu sou [Seu nome], da [Sua empresa]. Trabalhamos com [descrição do cliente ideal] para [principal benefício do seu serviço].
Notei [algo específico sobre a empresa dele] e via uma oportunidade para trabalharmos juntos.
Você teria tempo para uma conversa de 15minutos na próxima semana? Estou disponível [dê 2 ou 3 opções de horário].
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Seu título]
[Sua empresa]
[Número de telefone]
[site]
[Perfil do LinkedIn]
Por que funciona: este e-mail mostra que você é dedicado e preparado, não está só enviando mensagens genéricas. Você dá credibilidade e prova que você pesquiso; além disso, ao mencionar algo específico sobre a empresa dele, você faz o destinatário se sentir valorizado.
Confira mais dicas para encontrar clientes com prospecção ativa
2. Boas-vindas ou integração
Quando usar: depois que alguém vira cliente ou assinante
Assunto: Boas-vindas a [Sua empresa]! Vamos começar
Olá, [Nome],
Agradeço por escolher [seu produto ou serviço]. É um prazer ter você aqui.
Confira os próximos passos:
[Primeiro passo no processo de integração]
[Segundo passo]
[Terceiro passo]
E recursos úteis para começar:
[Link para as perguntas frequentes]
[Link para o guia]
Em caso de dúvidas, responda a este e-mail ou escreva para nossa equipe de suporte: [e-mail do suporte].
Será muito bom trabalhar com você!
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Sua empresa]
Por que funciona: este template traz expectativas claras e oferece valor imediato, de modo que os novos clientes se sentem amparados desde o primeiro dia. Ele reduz a incerteza que as pessoas costumam sentir após fazer uma compra ou assumir um compromisso. Inclua apenas as informações essenciais para evitar sobrecarregar os novos clientes.
Confira outros exemplos de e-mail de integração de clientes
3. Lembretes
Lembrete de sessão
Quando usar: alguns dias antes de uma sessão agendada, para reduzir o não comparecimento
Assunto: Lembrete: sua sessão em [Data] às [Horário]
Olá, [Nome],
Este é um lembrete sobre sua próxima sessão:
Data: [Data]
Hora: [Hora]
Local: [Local ou link para a reunião virtual]
Objetivo: [Breve descrição]
[Inclua as instruções de preparação ou materiais para levar/estudar]
Se precisar reagendar, avise pelo menos 24 horas antes neste e-mail ou ligue para [número de telefone].
Aguardo você. Avise se tiver dúvidas.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Sua empresa]
Lembretes de pagamento
Quando usar: dois ou três dias antes do vencimento
Assunto: Lembrete de pagamento da fatura nº [Número]
Olá, [Nome],
Este é um lembrete de que a fatura [Número], no valor de [valor], vence em [data di vencimento].
Você pode pagar por um destes métodos:
[Forma de pagamento um]
[Forma de pagamento dois]
[Forma de pagamento três]
Anexei uma cópia da fatura. Se você já tiver enviado o pagamento, ignore esta mensagem.
Em caso de dúvida, entre em contato comigo.
Agradecemos a preferência,
[Seu nome]
[Sua empresa]
Por que funciona: são templates diretos, mas educados, que dão todas as informações necessárias sem parecerem exigentes. No lembrete de sessão, inclua apenas os detalhes sobre a reunião específica.
Saiba como usar o lembrete por texto para reduzir o não comparecimento
4. Agradecimento
Quando usar: após uma reunião, compra ou assistência
Assunto: Agradecemos você por [ação específica]
Olá, [Nome],
Obrigado por [ação específica].
[Inclua uma ou duas frases com detalhes sobre por que você agradece a ação dele e o impacto positivo dela]
[Mencione as etapas seguintes ou como você planeja dar seguimento]
Agradecemos novamente [o suporte/a preferência/seu tempo]. Espero trabalharmos juntos mais vezes no futuro.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Sua empresa]
Por que funciona: Gratidão fortalece o relacionamento profissional e demonstra atenção aos detalhes. Essa mensagem simples faz com que as pessoas se sintam valorizadas e lembradas, principalmente se enviadas logo após a interação. Sempre especifique ao que você está agradecendo. A mensagem deve ser breve, mas cordial.
5. Prosseguimento
Acompanhamento da reunião
Quando usar:Logo após uma reunião ou evento de networking
Assunto: Prosseguimento à nossa reunião em [Data]
Oi, [Nome],
Agradeço o tempo que você tirou para se reunir comigo [hoje/ontem/na data]. Gostei muito de conversar sobre [breve menção do tópico] e de aprender mais sobre [algo específico da conversa].
Conforme prometi, envio o [recurso mencionado na reunião]:
[Link ou anexo]
[Outras informações, se necessário]
Os próximos passos que discutimos são:
[Item de ação um] até [prazo]
[Item de ação dois] até [prazo]
Em caso de dúvidas, entre em contato.
Aguardo [a próxima interação],
[Seu nome]
[Sua empresa]
Prosseguimento sem resposta
Quando usar: De três a cinco dias úteis após a primeira mensagem
Assunto: Prosseguimento do [assunto do e-mail anterior]
Oi, [Nome],
Espero que tudo esteja bem. Quero dar continuidade ao meu e-mail anterior sobre [breve lembrete sobre o tópico].
Sei que você está ocupado; por isso, venho perguntar se você teve a oportunidade de considerar [a pergunta ou proposta específica].
Os pontos principais são:
[Resumo do ponto principal um]
[Resumo do ponto principal dois]
Pode me dar uma resposta ou me informar se precisa de mais informações?
Agradeço o seu tempo,
[Seu nome]
[Sua empresa]
Por que funciona: esses templates fortalecem o relacionamento profissional porque registra os acordos e gera valor após a interação. Eles mostram que você deu atenção e é confiável. Para o prosseguimento de reuniões, envie o e-mail dentro de 24 horas, enquanto a conversa ainda está na cabeça. Para os prosseguimentos sem resposta, envie uma breve mensagem com apenas uma pergunta clara ou uma chamada para ação.
6. Confirmação
Quando usar: após receber um pedido ou cadastro ou ao conclui uma transação
Assunto: Confirmação: seu [pedido/cadastro/agendamento] na [Sua empresa]
Olá [Nome],
Obrigado por seu [pedido/registro/agendamento] com [Your Business].
Aqui está uma confirmação de seus detalhes:
[Pedido/Registro/Agendamento] nº: [Número de referência]
Data: [Data]
[Inclua outros detalhes relevantes, como produtos encomendados, horário do compromisso ou informações sobre o evento]
[Se aplicável: próximas etapas ou o que o senhor pode esperar]
Se o senhor tiver alguma dúvida ou precisar de alterações, entre em contato conosco em [informações de contato].
Obrigado por escolher [Your Business].
[Seu nome]
[Sua empresa]
Por que funciona: o e-mail de confirmação dá tranquilidade e reduz as dúvidas. Seus clientes se sentem mais seguros quando há um registro escrito dos detalhes importantes. Sempre inclua números de referência e as informações mais importantes sobre a confirmação, como os dados e a data para entrega no caso de pedidos em lojas on-line.
Obtenha mais exemplos de e-mails de confirmação
7. Fatura
Quando usar: ao solicitar o pagamento de um produto ou serviço
Assunto: Fatura [Número] da [Sua empresa]
Olá [Nome],
Envio anexo ao e-mail a fatura [Número] referente a [breve descrição do produto/serviço] no valor de [valor total].
Resumo da fatura:
N.º da fatura: [Número]
Data de emissão: [Data]
Data de vencimento: [Data]
Valor a pagar: [Montante]
O pagamento pode ser feito via:
[Forma de pagamento um]
[Forma de pagamento dois]
[Forma de pagamento três]
Em caso de dúvida sobre a fatura, entre em contato comigo.
Agradecemos a preferência,
[Seu nome]
[Sua empresa]
Por que funciona: o template é claro, profissional e simpático. Ele destaca todas as informações essenciais para que os clientes saibam o que estão pagando e como pagar. Sempre anexe o documento real da fatura, com os detalhes completos, e simplifique ao máximo o processo do pagamento.
Saiba mais sobre as recomendações para enviar as faturas
8. Solicitação de avaliação ou depoimento
Quando usar: após a conclusão de um projeto ou a entrega de um produto ou serviço
Assunto: Gostaríamos muito do seu feedback sobre sua experiência recente
Olá, [Nome],
O que achou do [produto ou serviço que você forneceu]?
Seu feedback nos ajuda a melhorar nosso [serviço ou produto]. Você poderia contar sua experiência e fazer uma avaliação? Leva apenas dois minutos.
Você pode deixar a avaliação em: [Link para plataforma de avaliação ou formulário de depoimento]
Agradecemos a preferência e por ser um cliente valioso.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Sua empresa]
Por que funciona: o template deixa a solicitação simples e específica, explicando por que as avaliações são importantes sem ser insistente. Envie quando for mais provável que os clientes fiquem satisfeitos (normalmente de três a sete dias após a entrega do produto ou após a conclusão do projeto).
Saiba mais sobre como coletar a avaliação dos clientes
9. Promoção ou desconto
Quando usar: ao oferecer uma oferta especial aos clientes ou assinantes
Assunto: Oferta especial para [determinada categoria de clientes]: [Breve descrição da oferta, como "Ganhe R$ 50 em qualquer compra"]
Olá, [Nome],
Vim informar uma oferta especial que criamos para você:
[Descrição clara da oferta, desconto ou promoção]
Para aproveitar a oferta:
[Primeiro passo: "Use o código LEALDADE20 na finalização da compra"]
[Etapa dois]
Oferta válida até [data final].
Agradecemos por sempre preferir a [Sua empresa]!
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Sua empresa]
[P.S. Adicione os termos e condições, se necessário]
Por que funciona: o template traz um ar de exclusividade que motiva a ação. As pessoas reagem bem ao se sentirem selecionadas para uma oferta. O prazo claro aumenta a taxa de interações, e destacar o valor do desconto (nesse caso, "Ganhe R$ 50") geralmente funciona melhor do que uma porcentagem no caso de itens mais caros.
Aprenda a traçar uma estratégia de desconto para sua empresa
10. Resposta do atendimento ao cliente
Quando usar: ao abordar uma dúvida, problema ou reclamação dos clientes
Assunto: A respeito da sua [pergunta ou feedback] sobre [assunto específico]
Oi, [Nome],
Agradecemos o contato sobre [breve descrição de problema ou pergunta]. Obrigado por nos avisar.
[Demonstre compreensão e empatia genuínas pela situação]
[Dê uma resposta direta à pergunta ou explique como você está lidando com o problema]
Estamos resolvendo o problema da seguinte forma:
[Etapa um]
[Etapa dois]
[Etapa três]
Em caso de outras dúvidas, fale diretamente comigo.
Agradecemos a paciência.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Sua função]
[Sua empresa]
[Dados para contato]
Por que funciona: o template transforma a preocupação dos clientes em oportunidade, pois reconhece como ele se sente e traz soluções claras. Responda dentro de 24 horas e concentre-se em resolver o problema em vez de explicar o que deu errado. Nas questões mais complexas, inclua as etapas claras e práticas em vez de uma longa explicação.
11. Carrinho abandonado
Quando usar: quando os clientes adicionam itens ao carrinho, mas saem sem concluir a compra
Assunto: Esqueceu algo? Seu carrinho está aguardando
Olá, [Nome],
Vimos que você deixou alguns itens no carrinho: [Nome do produto] - [Breve descrição ou preço]
Tudo foi salvo e está pronto para quando você quiser concluir sua compra.
[Opcional: inclua uma foto do item]
Para facilitar, estamos dando uma oferta especial para você: [código de desconto] de 10% de desconto no pedido (válido pelas próximas 48 horas).
Clique abaixo para retornar ao carrinho:
[Botão: Concluir compra]
Em caso de dúvidas ou se precisar de ajuda no pedido, responda a este e-mail ou fale conosco via [dados para contato].
Boas compras!
[Seu nome]
[Sua empresa]
Por que funciona: o template lembra gentilmente os clientes sobre os itens de interesse deles, facilitando o processo da compra. Para ter os melhores resultados, envie dentro de 24 horas após o abandono do carrinho. Personalize com detalhes e imagens do produto; e ofereça um incentivo, como um desconto por tempo limitado ou envio grátis.
Saiba mais sobre os e-mails de carrinho abandonado
Recomendações para os e-mails de negócios
Além de usar templates, siga estas dicas para deixar seus e-mails mais eficazes e otimizar seu tempo.
Seja pessoal. Os templates dão uma estrutura, mas é bom personalizar os detalhes principais para cada destinatário. Use o nome da pessoa, mencione a última conversa que tiveram, e ajuste o tom com base no relacionamento entre vocês. Esse pequeno esforço faz as pessoas se sentirem valorizadas, e você recebe mais respostas.
Automatize estrategicamente. Crie uma sequência automatizada de e-mails para as comunicações de rotina, como e-mail de boas-vindas, confirmação dos pedidos e lembrete das sessões. Assim, sua empresa continua operando bem, e você tem mais tempo para interações mais personalizadas.
Escreva um assunto que faça as pessoas abrirem o e-mail. A linha de assunto determina se o e-mail será lido. Seja específico, relevante e interessante, sem usar táticas de clickbait. Ao incluir o nome do destinatário ou mencionar a última conversa de vocês, você pode aumentar a taxa de aberturas.
Crie para facilitar a leitura. No design de e-mail, use parágrafos curtos, muito espaço em branco e uma fonte limpa e profissional. Formate as informações importantes em negrito ou com marcadores, para que se destaquem.
Faça um texto curto. Respeite o tempo do destinatário: vá direto ao ponto. Escreva entre três e cinco parágrafos curtos, com marcadores para separar o texto quando apropriado.
Inclua uma etapa seguinte clara. Todo e-mail de negócios deve ter uma chamada para ação. Deixe bem claro o que o destinatário deve fazer a seguir, seja responder, clicar em um link ou tomar uma decisão.
Revise antes de enviar. Os erros mancham seu profissionalismo. Sempre revise o e-mail antes de enviar; ou use uma ferramenta de revisão para detectar os erros.
Teste em todos os aparelhos. Garanta que os e-mails tenham uma boa estética e que os links funcionem tanto no desktop quanto nos aparelhos móveis, pois muitas pessoas leem os e-mails no celular.
Termine de forma adequada. Escolha uma assinatura de acordo com o relacionamento e o contexto. Algo profissional como "Atenciosamente", "Sinceramente" ou "Obrigado" funcionam bem no contexto de negócios.
Faça um prosseguimento cuidadoso. Se você não receber nenhuma resposta, envie um lembrete educado uma ou duas vezes, em vez de presumir o pior ou enviar várias mensagens de uma vez.